مدیران همیشه به دنبال اطلاعات هستند، چون تصمیمات آن‌ها بر اساس داده‌ها و اطلاعات صورت می‌گیرد. در گذشته اطلاعات به روش‌های گوناگون و از منابع غیرمطمئن تامین می‌شد، لذا نسبت به صحت اطلاعات اطمینان چندانی وجود نداشت. در دنیای امروز سیستم‌های اطلاعاتی این مشکلات را از بین برده‌اند. برای نمونه، سیستم مدیریت اطلاعات MIS از ابزارهایی است که اطلاعات درست و کافی را در زمان مناسب و به بهترین شکل ممکن، برای تصمیم‌گیری‌های دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
اما سیستم اطلاعات مدیریت mis چیست؟ در این مطلب قصد داریم برای این سوال پاسخ مناسب پیدا کنیم و همچنین بررسی کنیم سیستم mis و سیستم bpms چه تفاوتی دارند؟
سیستم مدیریت اطلاعات mis چیست؟
MIS مخفف عبارت Management Information System و به معنای سیستم مدیریت اطلاعات است. سیستم mis، بخش کنترل سیستم‌های نرم افزاری و سخت افزاری مورد استفاده در تصمیم‌گیری‌های تجاری هر سازمان یا شرکت است. می‌توان گفت سیستم مدیریت اطلاعات mis، ساز و کاری است که جمع‌آوری، کنترل و پایش داده‌های مورد نیاز سازمان را بر عهده دارد و با استفاده از روش‌های مناسب، اطلاعات پایش شده را برای تصمیم‌گیری، برنامه ریزی و کنترل فرآیندها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، امکان ارزیابی عملکرد سازمان، تجزیه و تحلیل و همچنین ریشه یابی مشکلات را فراهم می‌کند. به طور کلی راجع به نقش سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) در سازمان ها می‌توان گفت، سیستم مدیریت اطلاعات، با تمرکز بر روی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی، باعث کارایی و اثربخشی تصمیم‌گیری‌های راهبردی و استراتژیک می‌شود.
در زمینه تاریخچه mis، می‌توان به این موضوع اشاره کرد که از سال 1960 تا 1980، مراکز آموزش بازرگانی و تجارت به این نتیجه رسیدند که بهتر است به جای تمرکز بر واحد IT، توجه خود را به پروژه سیستم اطلاعات مدیریت mis معطوف کنند.
سیستم مدیریت اطلاعات mis شامل چه بخش‌هایی است؟
سیستم اطلاعات مدیریتی mis، برای اینکه قادر باشد اطلاعات کافی را از گذشته به دست آورد، در جریان شرایط حال قرار گیرد و همچنین بتواند تصمیمات درستی برای آینده بگیرد، لازم است شامل اجزا و بخش‌هایی باشد که در ادامه آن‌ها را معرفی خواهیم کرد.
- وجود نرم افزارها برای آسان شدن فرآیند تصمیم‌گیری
- وجود منابع اطلاعاتی مانند پایگاه داده
- منابع سخت افزاری
- سیستم‌های DSS
- برنامه‌های کاربردی برای مدیریت کارکنان سازمان و پروژه‌ها
اهداف سیستم مدیریت اطلاعات mis چیست؟
قبل از معرفی اهداف سیستم mis، لازم است بدانیم امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ یک واحد mis به شکل مجزا فعالیت می‌کند که مدیران این بخش در مدیریت سیستم ارتباطات و اطلاعات دارای تخصص هستند. اما اهداف اصلی سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟
- کمک به خلق ارزش در کسب و کار
- کاربرد تکنولوژی اطلاعات برای تحقق اهداف سازمان
- در دسترس قرار دادن داده‌ها و اطلاعات لازم و مرتبط با سازمان
- بهبود توانمندی سازمان از لحاظ تکنولوژی و منابع انسانی
سیستم مدیریت اطلاعات mis چه مزایایی دارد؟
اکنون می‌دانیم mis چیست و شامل چه اجزایی است. در این بخش قصد داریم بررسی کنیم پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت پیشرفته چه فوایدی برای سازمان‌ها دارد؟
- اولین مزیت سیستم مدیریت اطلاعات mis این است که با استفاده از آن، کسب و کارها می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را با استفاده از ابزارهای گزارش‌گیری و ثبت عملکرد کارکنان، به خوبی تشخیص دهند.
- سیستم mis به عنوان یک سیستم برنامه ریزی و ارتباطی عمل می‌کند.
- برای سازمان‌ها مزیت رقابتی (Competitive Advantage) ایجاد می‌کند. طبیعی است وقتی شما مزیتی برای مشتریان خود ایجاد کنید که رقبای شما نتوانسته باشند فراهم کنند، نشان می‌دهد شما در مقایسه با رقیبان برتر هستید. مواردی مانند: پایین نگه داشتن قیمت محصولات نسبت به سایر رقبا، ارائه خدمات پس از فروش مناسب، بسته‌بندی شیک، هدف گرفتن یک موقعیت جغرافیایی خاص و… نمونه‌هایی از مزیت رقابتی به شمار می‌روند.
- سیستم مدیریت اطلاعات، به اجرای برنامه‌های بازاریابی مستقیم و در نتیجه افزایش فروش کمک زیادی می‌کند. علاوه براین، دسترسی به اطلاعات مشتریان و امکان بررسی بازخوردهای آن‌ها، باعث هماهنگ سازی فرآیندهای تجاری و آسان‌تر شدن آن برای مشتریان می‌شود.
- از سازمان تصویری هماهنگ و یکپارچه ایجاد کرده و مجموعه را از حالت وابستگی به افراد خارج می‌کند.
- امکان ارائه گزارش‌های تحلیلی و دقیق را برای مدیران و سرپرستان فراهم می‌کند. همچنین قدرت آنالیز، پایش و در نهایت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد.
- با کاهش استفاده از فرم‌های کاغذی (کاغذ بازی)، مشکلات ناشی از سیستم‌های کاغذی مانند گم شدن و مخدوش شدن فرم‌ها را از بین می‌برد.
- با سرعت بخشیدن به فرآیند انجام کار و کاهش اتلاف وقت، منابع، هزینه‌ها و… در افزایش بهره‌وری سازمان موثر است.
- سیستم مدیریت اطلاعات mis در برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP قابل استفاده است. هدف از اجرای سیستم ERP، ارائه نرم افزارهای قابل استفاده و یکپارچه در کنترل فرآیندهای سازمان است که شامل بخش‌های متعدد حسابداری، تولید، بازاریابی، مدیریت و… است. این کاربرد این سیستم در زنجیره تامین (SCM) نیز بسیار کارآمد و سودمند است.
سیستم مدیریت اطلاعات mis چه امکاناتی دارد؟
اما سیستم مدیریت اطلاعات چه قابلیت‌هایی دارد که تا این اندازه مورد توجه قرار دارد؟ در این بخش تعدادی از امکانات این سیستم را معرفی می‌کنیم.
- امکان برقراری ارتباط با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان
- امکان ساخت و سفارشی سازی سامانه بر اساس نیاز سازمان
- دارای بسته‌های کنترل کیفی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، اتوماسیون اداری، تولید، منابع انسانی و…
- امکان انتخاب بین نصب کل مجموعه mis و یا خرید هر کدام از این بسته‌ها به صورت مستقل
نرم افزار مدیریت اطلاعات mis چه تفاوتی با سیستم BPMS دارد؟
بسیاری از افراد در سازمان‌ها با نرم افزارهای mis مانند مدیریت منابع انسانی، حسابداری و… آشنایی دارند، از طرف دیگر راهکار جدید دیگری به نام BPMS نیز برای استفاده در سازمان‌ها مطرح شده است. اما این دو راهکار نرم افزاری چه تفاوتی با هم دارند؟ کدام یک بیشتر به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کنند؟ شاید بهتر باشد در ابتدا مرور مختصری بر سیستم BPMS و امکانات آن داشته باشیم.
همان طور که در مقالات پیشین اشاره کردیم، نرم افزار BPM یا BPMS یک ابزار اتوماسیون فرآیند است که برای بررسی فرآیندهای روزانه و شناسایی و کاهش گره‌های موجود در کسب و کار به شما کمک می‌کند. به این ترتیب شما قادر خواهید بود هزینه‌ها را کنترل کرده و فرآیندها را به سمت کارآمدی و سودمندی بیشتر هدایت کنید.
سیستم‌های BPMS از مراحل زیر تشکیل شده‌اند.
- مدل فرآیند
- مدل داده
- تعریف فرم
- قوانین
- اجرا کنندگان
- انتشار فرآیند
در سیستم BPMS، تمام مراحلی که نام بردیم، توسط یک نرم افزار صورت می‌گیرد و هدف از تکمیل هر مرحله، اجرای فرآیندها است. در این سیستم استانداردی برای طراحی فرم‌ها و یکپارچه کردن فرآیندها وجود دارد که این ویژگی، BPMS را از نرم افزارهای mis جدا می‌کند. در ادامه به تفاوت این دو سیستم در قالب مراحلی که به آن‌ها اشاره شد، می‌پردازیم.
مدل فرآیند
گردش کار در سیستم BPMS، شباهت زیادی به ارسال فرم‌های الکترونیکی در قالب ایمیل دارد. به این صورت که فرد متقاضی اطلاعات را در فرم وارد کرده و سپس آن را ارسال می‌کند. BPMS بر اساس قوانین موجود، فرم را به فرد مورد نظر می‌رساند. اگر اطلاعات وارد شده توسط متقاضی ناقص باشد، تنها در صورتی امکان تکمیل آن وجود دارد که تایید کننده، فرم را به متقاضی برگرداند.
اما در نرم افزارهای mis، تا زمانی که اطلاعات توسط مدیریت تایید نشده باشد، متقاضی فرصت دارد که وارد سیستم شود و اطلاعات را تکمیل کند.
مدل داده
در سیستم BPMS هر فرآیند الگوی مخصوص به خود را دارد. همچنین می‌توان برای هر فرآیند جدول مخصوص طراحی کرد. به‌علاوه این امکان وجود دارد که از جداول سایر فرآیندها نیز استفاده کرد. در سیستم BPMS یک حافظه نهان یا cach وجود دارد که هر توسعه دهنده‌ای با دسترسی و فراگیری آن، می‌تواند از روش کار فرآیند مطلع شود.
اما در نرم افزارهای mis، بر اساس تخصص و ترجیحات برنامه نویسان یکی از ابزارهای کار با پایگاه داده انتخاب می‌شود.
تعریف فرم
در راهکار BPMS، سیستم‌های کنترل پایه قرار داده شده‌اند، اما در صورتی که بخواهیم از سیستم‌های کنترل توانمند یا به اصطلاح Rich، استفاده کنیم نیاز به دانش نسبی طراحی وب وجود دارد. تنها در این صورت می‌توانیم از انواع کنترل‌های سفارشی سازی شده در اینترنت استفاده کنیم.
قوانین تجاری
نرم افزارهای BPMS، به دو امکان قدرتمند Workflow و decision tree software مجهز هستند. هر کدام از این‌ها قابلیت‌ها و امکاناتی همانند نرم افزارهای مستقل دارند. در حالی که نرم افزاهای mis فاقد این امکانات هستند.
اجرا کنندگان
یکی از امکانات مهم و برجسته سیستم BPMS، نحوه اختصاص وظایف (Task) به افراد و همچنین سادگی استفاده از این امکان است. در صورتی که این مرحله در نرم افزارهای MIS پیچیدگی زیادی دارد.
انتشار فرآیند
انتشار فرآیند در سیستم BPMS شبیه به Publish نمودن وب سایت است. با این تفاوت که در سیستم BPMS موقع انتشار فرآیند با نگارش متفاوت، دراجرای فرآیندهای قدیمی‌تر وقفه‌ای ایجاد نمی‌شود.
و در انتها…
با مطالعه این مطلب دانستیم، سیستم مدیریت اطلاعات mis ، سیستمی مبتنی بر کامپیوتر است که برای ساماندهی و ارزیابی بخش‌های مختلف سازمان از ابزارهای متعددی استفاده می‌کند. به طور کلی، واحد mis ، مسئول تجزیه و تحلیل سیستم‌های کسب و کار، ادغام داده‌ها و برقراری ارتباط با سایر واحدها است. در ادامه نرم افزار مدیریت فرآیندهای تجاری (BPMS) را با سیستم مدیریت اطلاعات mis مقایسه و تفاوت‌های آن‌ها را بررسی کردیم. با این مقایسه دانستیم، دو سیستم BPMS و MIS ماهیتی کاملا متفاوت دارند و به هیچ عنوان نمی‌توانند به عنوان جایگزین هم معرفی و به کار برده شوند. سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای موفقیت بیشتر در پروژه‌ها، معمولا از هر دوی این سیستم‌ها در کنار هم استفاده می‌کنند.
