با توجه به اینکه در حوزه مدیریت فرآیندها بارها راجع به ارتباط bpm و bi، سوالاتی مطرح شده است، در این مطلب قصد داریم راجع به ارتباط bpm و bi صحبت کنیم. قبل از پرداختن به ارتباط این دو مفهوم، بهتر است مختصری راجع به مدیریت فرآیندهای کسب و کار و هوش تجاری صحبت کنیم، سپس به بررسی ارتباط bpm و bi بپردازیم.
هوش تجاری یا BI چیست؟
هوش تجاری (Business Intelligence) یک اصطلاح کلیدی شامل برنامه‌ها، زیرساخت‌ها، ابزار و بهترین راهکارهایی است که امکان دسترسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را برای فراهم کردن و بهینه سازی عملکردها و تصمیمات فراهم می‌کند. در واقع این سیستم‌ها داده‌های پیچیده کسب و کار را به اشیا قابل شناسایی برای نمایش به کاربر تبدیل می‌کنند.
مزایای استفاده از هوش تجاری شامل موارد زیر است:
- تسریع و بهبود فرآیند تصمیم‌گیری
- شناسایی فرصت‌های جدید
- بهینه سازی فرآیندهای داخلی
- دستیابی به مزیت‌های رقابتی جدید
بنابراین هدف از هوش جاری، تجزیه و تحلیل حجم زیادی از داده‌ها با استفاده از مجموعه‌ای از ابزارها است. واضح است که شناسایی فرصت‌های جدید و اجرای موثر یک استراتژی می‌تواند مزیت‌های رقابتی (Competitive Advantage) جدید ایجاد کند و توسعه پایدار را به همراه داشته باشد.
برای آشنایی بیشتر با سیستم BI، مقاله هوش تجاری چیست را بخوانید.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management) یا BPM، یک پروسه مدیریتی با هدف بهبود فرآیندهای یک کسب و کار است که شامل تکنیک‌ها، متدها، پیکربندی، مفاهیم، نظارت، اجرا و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است.
بسیاری از کارشناسان عرصه کسب و کار، BPM یا همان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را نقطه اوج مدیریت کسب و کار و یکی از پیشرفت‌های مهم دنیای کسب و کار می‌دانند. بهبود BPM، یک کسب و کار را از ابعاد مختلف به سوی پیشرفت و موفقیت هدایت می‌کند و باعث نظم و یکپارچگی سیستم‌های سازمان می‌شود.
سیستم bpm و bi چه تفاوتی دارند؟
پیش از پرداختن به ارتباط bpm و bi، باید بدانیم این دو سیستم چه تفاوتی با هم دارند.
سیستم bpm به عنوان نوعی زمینه ساز برای پیشرفت مستمر شناخته می‌شود. بسیاری از کسب و کارها، bpm را یک سرمایه‌گذاری مهم و قوی برای رویارویی با انواع نیازها می‌دانند. معمولا کلمه BPM با مدل فرآیندهای تجاری اشتباه گرفته می‌شود. لازم است بدانید تشخیص درست میان این دو اهمیت زیادی دارد. مدل فرآیند تجاری در واقع به عنوان استنباطی از مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف می‌شود. از این مدل برای نمایش ترسیمی از سیستم گردش کار استفاده می‌کنند و می‌تواند شامل اطلاعات و مستندات واقعی در یک فرآیند تجاری باشد.
مدیریت اجرایی تجاری در وقع متعلق به سیستم هوش تجاری یا BI است و نباید آن را با سیستم bpm اشتباه گرفت. سازمان‌ها برای تفاوت میان خودکارسازی عملیات و فرآیندها، معمولا از درخواست‌های ERP، SCM و CRM استفاده می‌کنند. عملیاتی همچون مدیریت دارایی‌های موجود، مدیریت چرخه حیات محصول و مدیریت انبار، به عملیات تجاری مربوط هستند که در سطح بالا یکپارچه می‌شوند. تمامی این درخواست‌ها بر یک عملیات ویژه یا محدوده‌ای درون شرکت تمرکز دارند و یا به شکل عملیاتی مدیریت می‌شوند.
ارتباط bpm و bi چگونه است؟
اکنون که با هوش تجاری و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار آشنا شدیم، ارتباط bpm و bi را نیز بررسی خواهیم کرد.
سیستم BPM بر روی امکان مدیریت فرآیندهای تجاری متمرکز است. عناصر مدیریت برای ما بیان می‌کند که یک سیستم باید شامل یک سری تسهیلات مدل‌سازی فرآیند برای تعریف، موتور فرآیند برای اجرای فرآیند، نظارت بر فعالیت‌ها جهت اندازه‌گیری کارایی و کیفیت، تجزیه و تحلیل فرآیند جهت تنظیم و شبیه سازی آن و همچنین امکانات بهینه سازی برای بستن حلقه کنترل باشد. لازم به ذکر است که امکانات زیرساختی مختلفی مانند پایگاه داده، یکپارچه سازی و امکان اتصال به یکدیگر نیز ضروری است.
یک فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری منظم و به هم پیوسته است. در این سیستم ارتباط متقابل به معنی مسیریابی داده‌ها، اسناد یا سایر موارد در میان فعالیت‌ها است که اکثر سیستم‌های BPMS اجرا می‌کنند.
فعالیت‌ها یا همان عملکردها و وظایف، ممکن است به صورت دستی، نیمه خودکار یا خودکار تعریف شوند. آن‌ها هم مصرف کننده و هم تولید کننده داده‌ها هستند.
هوش تجاری یا BI ممکن است به عنوان زیرمجموعه‌ای از فرآیندهای اطلاعاتی در یک فعالیت تجاری در نظر گرفته شود. در حالی که BPM برای انطباق با وقایعی که به زمان واقعی نزدیک هستند و همچنین داده‌های مرتبط با یک رویداد طراحی شده است. به بیان دیگر، سیستم BPM با داده‌های تاریخی مرتبط با دسته‌ای از رویدادها یا معاملات در ارتباط است.
در سال‌های اخیرسیستم هوش تجاری یا BI، منجر به تولید محصولاتی شده که برای پردازش واحدهای بسیار کوچک یا حتی در سطح معاملات خدمات BI ارائه می‌دهند. زمانی که برای ارائه پشتیبانی از این محصولات، از بستن حلقه کنترل استفاده شود، ظاهری شبیه به BPM پیدا می‌کند.
به طور کلی می‌توان اینطور نتیجه گرفت که، مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM) و هوش تجاری (BI) ارتباط تنگاتنی با هم دارند. مدیریت فرآیندهای تجاری، امکان استفاده موثر و کارآمد از منابع هوش تجاری، از انبار داده‌ها تا تجزیه و تحلیل‌های پیچیده و داده کاوی را فراهم می‌کند. از سوی دیگر یک راه حل هوش تجاری می‌تواند از منابع BPM، یعنی از گردش داده‌ها، مدیریت و تعریف فرآیند گرفته تا نظارت بر زمان واقعی فعالیت‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، به خوبی استفاده کند. دو فناوری BPM و BI، زمانی که به درستی ادغام شوند، به طور متقابل یکدیگر را تقویت می‌کنند.
ادغام سیستم BPM و BI چه نتایجی به دنبال دارد؟
اما ارتباط bpm و bi و ادغام این دو سیستم در ادارات و سازمان‌ها چه نتیجه‌ای به دنبال دارد؟
همان طور که بیان کردیم، BPM، بر کنترل و نظارت حلقه بسته، چابکی فرآیند و یکپارچگی هزینه‌ها تمرکز دارد. به این ترتیب، فرآیندها را حفظ می‌کند و موجب تحقق اهداف تجاری می‌شود. اما سیستم BI در زمینه اهداف تجاری دارای کیفیت بالاتر و توان تصمیم‌گیری به موقع و سریع‌تر است.
دو مفهوم BPM و BI نه تنها سازگار هستند، بلکه زمانی که به عنوان ابعاد و جنبه‌های مدیریت تجارت شناخته می‌شوند، به یکدیگر وابستگی نیز پیدا می‌کنند. BPM بر چگونگی انجام فعالیت‌ها با هدف تبدیل شدن به فرآیند متمرکز است، در حالی که تمرکز BI بر امکان و تنظیم دقیق تصمیماتی است که فعالیت‌های یک فرآیند را واسطه قرار می‌دهد. بنابراین ارتباط bpm و bi آن‌ها می‌تواند به تحقق بهتر اهداف سازمان کمک کند.
