گاهی تغییر و تحولات آرام و تدریجی راهکار مناسبی برای حل مشکلات سازمان‌ها نیست و آن‌ها برای بقا و موفقیت به تغییرات سریع و اساسی نیاز دارند. امروزه این تغییرات با نام مهندسی مجدد شناخته می‌شود.
مهندسی مجدد فرایندها (BPR) روندی است که در آن وظایف فعلی سازمان جای خود را به فرایندهای اصلی کسب و کار می‌دهد. به این ترتیب سازمان از وظیفه گرایی به سمت فرایند محوری حرکت می‌کند. در این مطلب قصد داریم معنی و مفهوم مهندسی مجدد فرایندها را به طور کامل بررسی کنیم. اما پیش از آن لازم است بدانیم وظیفه و فرایند چه تفاوتی دارند؟
تفاوت وظیفه و فرایند چیست؟
وظیفه، واحدی از کار و به معنی فعالیتی است که یک نفر انجام می‌دهد. اما فرایند، تعدادی وظایف به هم پیوسته است که با یکدیگر نتیجه‌ای باارزش خلق می‌کنند. به عنوان مثال، انجام سفارشی که کالا را به دست مشتری می‌رساند، یک فرایند است. این فرایند از وظایف متفاوتی مانند دریافت سفارش، وارد کردن آن به سیستم، بررسی موجودی کالا، بسته بندی سفارش و برنامه ریزی برای ارسال کالا تشکیل می‌شود. پس این وظایف مختلف هستند که یک فرایند را شکل می‌دهند.
حالا که متوجه تفاوت این دو مفهوم شدیم، در ادامه به بررسی موضوع اصلی این مطلب، یعنی مهندسی مجدد فرایندها می‌پردازیم.
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار چیست؟
BPR، مخفف عبارت Business process reengineering و به معنی مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار است. در واقع می‌توانیم BPR را به مفهوم تفکر و طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار با هدف سامان دهی، کارایی و بهبود بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد در نظر بگیریم.
این روش زمانی کارآمد است که شما به ناکارآمد بودن فرآیندهای کسب و کار خود پی برده و به دنبال راه‌کاری برای بهینه سازی و بهبود فرایندهای کسب و کار خود باشید.
به بیان دیگر، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار یا BPR به این معنی است که فرایندهای کنونی کسب و کار را بازنگری و اصلاح کنیم. بنابراین، با استفاده از فرایندهای اثرگذارتر و کارآمدتر شما قادر خواهید بود هزینه‌ها را کاهش داده و میزان سود خود را افزایش دهید.
تاریخچه مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
در سال 1990، مایکل همر (Michael Hammer) و جیمز چمپی (James Champy) کتابی به نام «مهندسی مجدد شرکت‌ها» منتشر کردند. در این کتاب عنوان شده که در برخی موارد، تغییر و بازسازی کامل سازمان یا شرکت، تنها راه برای کاهش هزینه و افزایش کیفیت خدمات است. این دو نفر در کتاب خود 7 اصل را معرفی کردند که برای سرعت بخشیدن به روند کار و بهبود کیفیت، مدیریت زمان و کنترل هزینه‌ها به کمک مهمندسی مجدد فرایند می‌آید.این 7 اصل عبارت است از:
- برنامه ریزی فعالیت‌ها بر اساس نتایج
- یافتن تمامی فرایندهای سازمان و بازطراحی آن‌ها بر اساس فوریت
- ترکیب فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات و فعالیت‌های واقعی تولید کننده اطلاعات
- مدیریت مناسب منابع دور از دسترس
- متصل کردن نتایج فعالیت‌های موازی
- کنترل فرایند تصمیم‌گیری
- به دست آوردن اطلاعات از منبع آن
مهندسی مجدد فرایند کسب و کار چگونه اجرا می‌شود؟
مهندسی مجدد فرایندهای کاری، مراحلی دارد که در ادامه این مراحل را معرفی و بررسی خواهیم کرد.
مشخص کردن چشم انداز و اهداف کسب و کار
در ابتدا لازم است اهدافی کاملا واضح، روشن و قابل ارزیابی برای خود تعیین کنیم. به عنوان مثال، مواردی مانند کاهش دادن قیمت‌ها، افزایش کیفیت محصولات و… می‌توانند به عنوان هدف در نظر گرفته شوند. توجه داشته باشید که چارچوب اهداف خود را در راستای اهداف سازمان تعیین کنید.
بررسی فرایندهای سازمان
پس از تعیین اهداف، باید همه فرایندها را بررسی کرده و مواردی که خوب کار نمی‌کنند یا قابل بهبود هستند را مشخص کنید. این جداسازی اهمیت زیادی دارد و به عبارتی موفقیت یا شکست BPR را تعیین می‌کند.
سنجش و اندازه‌گیری فرایندهای آسیب زننده
در مرحله قبل فرایندهای مشکل دار را به لیست سیاه وارد کردیم. وقتی این لیست به صورت کامل تهیه شد، باید بررسی کنید چرا این موارد در لیست سیاه قرار گرفته‌اند؟ سعی کنید هر کدام از این فرایندها را کاملا بی‌طرفانه بررسی و قضاوت کنید. توجه داشته باشید که معیارهای این قضاوت باید استانداردهای مورد تایید سازمان یا عملکرد درست سایر رقیبان باشد.
در اختیار داشتن یک سیستم فناوری اطلاعات قوی و مرتبط
برای طی کردن درست مراحل BPR باید به یک سیستم فناوری اطلاعات کارآمد، دقیق و مرتبط دسترسی داشته باشیم. بنابراین قبل از شروع به کار بهتر است سیستم‌های اطلاعاتی مورد نیاز برای مدیریت تغییرات را راه‌اندازی کنید، چرا که بدون این سیستم قادر نخواهیم بود همه عواملی که باعث ایجاد تغییر و تحول می‌شوند، را در نظر بگیرید.
طراحی، ساخت و آزمایش محصول اولیه
بهتر است قبل از ورود محصول به بازار، نمونه اولیه آن را بسازید و امتحان کنید. در صورتی که محصول در مرحله آزمایشی موفق نبود، از تولید آن در ابعاد بزرگ‌تر جلوگیری می‌شود. یکی از دلایل شکست BPR این است که نمی‌تواند محدودیت‌های مرحله آزمایشی را تشخیص دهد.
ایجاد هماهنگی و مدیریت تغییرات
اما آخرین مرحله برای داشتن یک BPR موفق این است که تغییرات را به خوبی مدیریت کنیم. مدنظر قرار دادن مواردی مانند تهیه اسناد جدید، ساختار سازمانی، مدل‌های مدیریتی، چارت‌های جدید مسئولیت و… باعث می‌شود روش‌های جدید انجام کار، روشن‌تر و واضح‌تر شوند.
چگونه از مهندسی مجدد فرایند کسب و کار استفاده کنیم؟
با مطالبی که بیان کردیم، حتما تا کنون به اهمیت BPR پی برده‌اید و می‌دانید چرا برای کسب و کار شما تا این اندازه مهم است؟ اما چگونه باید از سیستم BPR در کسب و کار خود استفاده کنیم؟
پیاده سازی پروسه BPR مراحلی دارد که این مراحل عبارتند از:
- تشخیص و شناسایی فرایندهای نیازمند به مهندسی مجدد
- شرح و اختصاص وظیفه به اعضای تیم
- بررسی و مطالعه اسناد فرایند جاری، به همراه شناسایی نواقص و مشکلات
- تهیه SOP و نقشه فرایندهای جدید
- آزمایش پروسه
- اجرای پروسه
چرا سازمان‌ها باید از مهندسی مجدد فرایند استفاده کنند؟
امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌ها موضوع مهندسی مجدد فرایند به یکی از مهم‌ترین بحث‌های مدیریتی تبدیل شده است. اما چرا سازمان‌ها باید از BPR استفاده کنند؟
همان طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، با بهبود فرایندها در کوتاه مدت می‌توانید جایگاه مناسب و قابل قبولی برای سازمان خود ایجاد کنید. اما بهبود سازمان در بلند مدت راهی جز اعمال مهندسی مجدد فرایندها نخواهد داشت.
عوامل موثر در توجه و استفاده سازمان‌ها از مهندسی مجدد به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.
عوامل خارجی موثر در تمایل کسب و کارها به BPR
- با رقابت گسترده و روزافزون در بازاهای جهانی نیاز به تغییر و نوآوری در سازمان‌ها بیش از گذشته احساس می‌شود. این تنها راهی است که یک کسب و کار بتواند خدمات و محصولاتی قابل رقابت با بازاهای جهانی تولید کند.
- عامل دیگر، نیازها و انتظارات بی پایان مشتریان است. کسب و کارهایی که در دنیای رقابتی امروز به دنبال تولید و ارائه خدمات و محصولات مطلوب‌تر به مشتریان هستند و رضایتمندی آن‌ها را در نظر می‌گیرند، باید سیستم BPR را در کسب و کار خود اعمال کنند.
- امروزه اهمیت فناوری اطلاعات به گونه‌ای است که می‌توانیم بگوییم تقریبا همه افراد سازمان با هر وظیفه‌ای با آن سروکار دارند. بنابراین رشد تکنولوژی اطلاعات به عنوان یکی دیگر از عوامل مهندسی مجدد سازمان‌ها به شمار می‌رود. تغییرات سریع تکنولوژی اطلاعات، سازمان‌ها را به سمت به روز بودن و ایجاد ارتباطات مطلوب‌تر و سریع‌تر هدایت می‌کند.
عوامل داخلی موثر در تمایل کسب و کارها به BPR
اما غیر از عوامل خارجی که در بخش قبل به آن‌ها اشاره کردیم، مهندسی مجدد فرایند در سازمان‌های مختلف می‌تواند علت‌های داخلی نیز داشته باشد.
- یکی از آن‌ها، تغییر در استراتژی‌های سازمان است که می‌تواند به عنوان عاملی برای تحریک سازمان‌ها در انتخاب و به‌کارگیری BPR باشد.
- عامل دیگر، تغییر در ساختار سازمانی است که ممکن است نیاز به ایجاد تغییر در فرایندها را بیشتر از عوامل دیگر نشان دهد.
- همچنین ضرورت ساده سازی امور نیز از جمله عوامل داخلی نیاز به BPR به شمار می‌رود که مواردی مانند توجه دقیق‌تر به موارد عدم کارایی و کاهش پیچیدگی‌ها را دربر می‌گیرد.
- علاوه بر مواردی که بیان کردیم، تغییرات مورد نظر در فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها و… نیز می‌تواند از عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار رود.
محدودیت‌های اجرای BPR چیست؟
- شرایط مالی نابرابر و غیرمنصفانه
- زیاد بودن تعداد پروژه‌های فعال
- بدبینی و ترس از شکست
- جبهه گیری و مقاومت از سوی کارکنان برای اجرای پروژه
پیش شرط‌های اجرای BPR چیست؟
اجرای هر فرایند جدید نیازمند ایجاد یک سری از پیش شرط‌ها است. سیستم BPR نیز از این قاعده خارج نیست و اعمال آن نیازمند فراهم کردن مقدمات خاصی است. در ادامه به این پیش شرط‌ها اشاره کرده‌ایم.
- انتظارات واقع بینانه
- تعهد و حمایت مدیران سازمان
- مشارکت فعال کارکنان
- وجود چشم انداز و اهداف مشترک
- به کارگیری اصول و روش‌های صحیح مدیریتی
و در انتها…
همان طور که بیان کردیم، مهندسی مجدد به معنای ترک نمودن روش‌های دیرپا و کهنه و دستیابی به روش‌های جدیدی است که برای تولید کالاها و خدمات سازمان و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند.
در این مطلب مهندسی مجدد فرایندهای کسب وکار را بررسی کردیم. خوب است بدانید، مهندسی مجدد فرایندهای کسب وکار تغییراتی هستند که اگر در اعمال آن‌ها برای اولین بار شکست خوردید، نمی‌توانید دوباره این مراحل را تکرار کنید. چرا که این کار معمولا ریسک بالایی دارد که شامل سرمایه‌گذاری مالی و بی‌انگیزگی کارکنان است. بنابراین سعی کنید این مراحل را از بالاترین رتبه تا پایین‌ترین رتبه به صورت دقیق، کامل و با در نظر گرفتن تمامی ابعاد عملی آن انجام دهید.
