آشنایی کسب و کارها با مفاهیم مرتبط با کیفیت و بهره‌وری و استفاده از این مفاهیم در اداره واحدهای تولیدی و خدماتی، از اقداماتی است که می‌تواند نقش موثری در ارتقای جایگاه و عملکرد آنها داشته باشد. روش‌ها و تکنیک‌های افزایش بهره‌وری، مانند «چرخه کایزن»، با ارائه ابزارهای مناسب برای انجام پرژه‌های مختلف، به شما کمک می‌کند تمامی کارهای خود را به خوبی سازمان‌دهی کنید.
امروز می‌خواهیم یاد بگیریم چرخه کایزن چیست و کاربرد آن به چه صورت است؟
استراتژی کایزن چیست؟
کایزن (KAI + ZEN = KAIZEN) ترکیبی دو کلمه‌ای از یک مفهوم ژاپنی است که در سال 1986 توسط Massaki Imai ارائه و پس از جنگ جهانی دوم در کسب و کارهای ژاپنی به کار گرفته شد.
کایزن (kaizen) به معنی بهبود مستمر یا تغییرات دائم برای رسیدن به نتایج بهتر است. این روش بر بهبود مستمر فرآیند تولید و مدیریت کسب و کار متمرکز است. می‌توانیم بگوییم که «اصل بهبود مستمر»، از قواعد اصلی چرخه کایزن به شمار می‌رود. در واقع، بر اساس این سیستم، تغییرات مثبت کوچک و مداوم می‌تواند پیشرفت‌ها و موفقیت‌های قابل توجهی ایجاد کند.
پیام استراتژی کایزن این است که «حتی یک روز هم بدون ایجاد تغییر و بهبود در یکی از بخش‌های سازمان، نباید بگذرد»
در پاسخ به سوال مدیریت کایزن چیست، باید بگوییم در این استراتژی، تمامی کارکنان سازمان برای دستیابی به بهبودهای افزایشی و منظم در فرآیند تولید همکاری می‌کنند. به بیان دیگر، این استراتژی با ترکیب استعدادهای درون یک سازمان، موتور قدرتمندی برای پیشرفت ایجاد می‌کند.
چتر کایزن مواردی مانند مشتری گرایی، کنترل کیفی، اتوماسیون اداری و سیستم پیشنهادات را پوشش می‌دهد.
خوب است بدانید که چرخه کایزن بر روی تغییرات تدریجی در فرآیندها تاکید می‌کند و در مقایسه با سایر روش‌های تحول سازمانی مانند مهندسی مجدد فرآیندها (bpr) که تغییرات سریع و کلی را مدنظر قرار می‌دهد، بسیار کم هزینه بوده و منابع زیادی را مصرف نمی‌کند. علاوه بر این، روش کایزن مشارکت تمامی پرسنل در همه سطوح سازمان را شامل می‌شود و می‌تواند تحولات اساسی و مهمی ایجاد کند. این سیستم مدیریتی با زمان پیش می‌رود و در صورتی که مدیریت قصد تغییر کارکنان را داشته باشد، اول از همه باید خودش تغییر کند.
اقدامات اساسی برای پیاده سازی استراتژی کایزن چیست؟
برای پیاده سازی چرخه کایزن و ایجاد بهبود مستمر در سازمان، لازم است اقدامات زیر صورت گیرد:
کلیه فعالیت‌هایی که هزینه بر هستند و در راستای رضایت مشتری، ارزشی ایجاد نمی‌کنند، باید حذف شوند (Muda).
کلیه فعالیت‌هایی که به شکلی دیگر و در جایی دیگر به صورت موازی انجام می‌شوند، باید تلفیق شوند (Muri).
فعالیت‌هایی که برای تکمیل، بهبود و افزایش سطح کیفی محصولات و خدمات، لازم هستند، باید به فعالیت‌های سازمان اضافه شوند (Mura).
بنابراین می‌توانیم این چرخه را در 3 اصل حذف، ترکیب و تغییر خلاصه کنیم که این اصول را لیست مودا (Muda List) می‌نامند.
مودا (Muda) چیست؟
همان طور که اشاره کردیم، مودا در فرهنگ ژاپن، هر فعالیتی است که برای سازمان‌ها هزینه ایجاد می‌کند، اما ارزش افزوده تولید نمی‌کند. به بیان دیگر، Muda مجموعه فعالیت‌هایی است که از نظر مشتری فاقد ارزش است و او تمایلی به پرداخت بابت آنها ندارد. موارد زیر از مصادیق مودا محسوب می‌شوند:
- اشتباهاتی که باید اصلاح شوند.
- آرشیو کردن‌ها و ذخیره کردن‌های غیر ضروری
- جابجایی غیر ضروری نیروی انسانی در سازمان‌ها
- جابجایی های غیر ضروری ماشین آلات و تجهیزات مانند حمل و نقل بیهوده مواد و قطعات
- تولیدات اضافی مانند کالاهایی که فروش نرفته و روی هم انبار شده‌اند.
- جمع‌آوری و ثبت اطلاعات اضافی و تکراری
- مراحلی در کار که وجود آنها ضرورت چندانی ندارد مانند بازرسی‌های غیرضروری
- پیچیدگی روش‌های انجام کار که احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهد.
- کالاها و خدمات نامطلوبی که نمی‌توانند به نیاز مشتری پاسخ دهند.
پیاده سازی کایزن در سازمان چگونه انجام می‌شود؟
پیاده سازی کایزن در سازمان از طریق چرخه دمینگ یا PDCA امکانپذیر است. همان طور که در مطالب گذشته اشاره کردیم، چرخه دمینگ، توسط دکتر دمینگ مطرح شد و شامل 4 مرحله برنامه ریزی، اجرا، بازرسی و اصلاح است.
مطلب چرخه دمینگ را بخوانید تا به طور مفصل با این مفهوم آشنا شوید.
- برای پیاده سازی و اجرای کایزن باید مراحل زیر را طی کنید:
- منطقه هدف را انتخاب کنید.
- تیم کایزن را ایجاد و ساماندهی کنید.
- در منطقه هدف، داده‌ها و اطلاعات آماری لازم را با کمک اعضای گروه جمع‌آوری و بررسی کنید.
- اعضای تیم را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید.
- نظام آراستگی (5S) را انجام دهید. (در ادامه توضیحات لازم در خصوص 5S را بیان کرده‌ایم.)
- موارد اتلاف (Muda) را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید.
- علل اتلاف را در منطقه نمونه تحلیل و بررسی کرده و راه حل‌هایی را با استفاده از کار گروهی به دست آورید.
- راه حل‌های قوی‌تر و عملی‌تر را انتخاب کنید.
- هر گونه حرکات و تغییرات فیزیکی که در ناحیه هدف لازم است، بدون اتلاف وقت انجام دهید.
- بهبودهای صورت گرفته را به صورت استاندارد درآورید.
- پیشرفت و موفقیت به دست آمده را به اطلاع سایر همکاران برسانید.
- نتایج به دست آمده را بررسی، تحلیل و ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی بتوانید از آنها استفاده کنید.
- پرژه جدیدی را آغاز کنید.
نظام آراستگی 5S چیست؟
اما شاید بپرسید نظام آراستگی یا 5S چیست؟
سیستم 5S از پنج حرف اول کلمات زیر تشکیل شده است:
Seiri (تشخیص): به معنی جدا کردن موارد ضروری از موارد غیر ضروری
Seiton (ترتیب): ساماندهی کردن و نظم بخشیدن به موارد ضروری
Seiso (پاکسازی): تمیز کردن مکان و کلیه اشیا و لوازم مورد نیاز
Seiketsu (تنظیم): استاندارد سازی و قاعده مندی تمامی اقداماتی که در بخش قبل به آ‌ها اشاره کردیم.
Shitsuke (تکلیف): ایجاد ساز و کارهای لازم برای رعایت همگانی این استانداردها
چه عواملی بر پیاده سازی موفق سیستم کایزن موثر است؟
برای پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم کایزن، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
آموزش
آموزش مداوم، ارتقای دانش و مهارت‌های مدیران و کارکنان را به دنبال دارد و نتیجه این امر، بهبود مستمر است.
انگیزش
از آنجا که هر تغییری در ابتدا با مقاومت روبرو می‌شود، در صورتی که برای پذیرش تغییرات در میان کارکنان، انگیزه ایجاد کنید، آنها کم‌تر مقاومت می‌کنند و تغییرات را راحت‌تر می‌پذیرند.
نظام پیشنهادات
از یک سو، بهترین پیشنهادات و از سوی دیگر، اصلی‌ترین معایب و مشکلات، از طرف پایین‌ترین رده‌های سازمانی ارائه می‌شود. سیستم کایزن، بر اساس پاداش‌های مادی و ارزش گذاشتن به تلاش افراد برای بهبود نظام پیشنهادات، اجرا می‌شود.
اصول مدیریت کایزن چیست؟
برای پیش‌برد موفق کایزن، سعی کنید به اصول آن پایبند باشید. این اصول عبارت است از:
- نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. راهی برای انجام آن پیدا کنید.
- از وضعیت موجود راضی نباشید، باور داشته باشید که شرایط می‌تواند بهتر شود.
- به جای نگرانی و ناراحتی بابت مشکلات ایجاد شده، سعی کنید هر چه سریع‌تر آنها را حل کنید.
- همیشه برای حل مشکلات از داده‌ها و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.
- سعی کنید برای حل مشکلات به محل وقوع آنها مراجع کنید. رصد و کنترل مشکلات و نقایص از راه دور چندان کارآمد و موثر نیست.
- برای حل مشکلات از سایر همکاران خود کمک بگیرید و از خرد جمعی استفاده کنید.
- هر جا اشتباه کردید، مسئولیت آن را بپذیرید و اشتباه خود را جبران کنید.
- اگر حدود 60 درصد نسبت به تحقق هدف خود مطمئن هستید، همین حالا دست بکار شوید.
- برای حل مشکلات هر جا که امکان دارد، اختیار عمل را به زیردستان خود واگذار کنید.
- هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید.
- هیچوقت عجولانه قضاوت نکنید.
- ارتباط دستوری و از بالا به پایین، مشکلات را عمیق‌تر و پیچیده‌تر می‌کند، بنابراین مدیران باید با لایه‌های پایین‌تر سازمان ارتباط دوجانبه داشته باشند.
- بر روی فعالیت‌هایی تمرکز کنید که برای کسب و کار شما ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.
- حضور یک مدیری موفق باید به خوبی احساس شود، پس وظیفه مدیریت را تنها به سخنرانی محدود نکنید.
- به یاد داشته باشید که 5S، پایه اصلی تولید محصولات و خدمات با کیفیت است.
- سعی کنید مشکلات محیط کار را بر اساس الگوی کار گروهی حل کنید.
- کاهش و حذف مودا (اتلاف) یک فرآیند تمام نشدنی است، پس بهتر است از انجام آن خسته نشوید.
مزایای کایزن چیست؟
مزایای کایزن هم در زندگی شخصی و هم در زندگی کاری بسیار زیاد است. در این بخش راجع به دستاوردهای این متد صحبت می‌کنیم.
- با این استراتژی شما بیشتر می‌دانید و قادر هستید کارهای بیشتری انجام دهید. بنابراین وجودتان برای افراد بیشتری سودمند است.
- با کایزن می‌توانید ظرفیت توانایی‌های خود را کامل کنید، در واقع این سیستم شما را به پتانسیل واقعی تان نزدیک می‌کند.
- به دلیل داشتن اطلاعات بیشتر، می‌توانید بهتر قضاوت کنید و تصمیمات بهتری بگیرید.
- این سیستم از شما فردی متفکر و خلاق می‌سازد و آینده کسب و کار شما را تامین می‌کند.
- با سیستم کایزن، همه افراد در برابر فرآیند کلی کار احساس مسئولیت می‌کنند.
چه کار کنیم که کایزن برای ما مفید باشد؟
اکنون می‌دانیم کایزن چیست و پیاده سازی آن به چه صورت انجام می‌شود. در این بخش می‌خواهیم بررسی کنیم راهکارهای مفید بودن کایزن چیست و چگونه انجام می‌شود؟
حتما متوجه شده‌اید که استراتژی کایزن، بیشتر نوعی فلسفه ذهنی است. بنابراین نه نیاز به آموزش روش‌های عملی خاصی دارد و نه نیاز به خرید یا نصب نرم افزار دارد. در واقع اگر می‌خواهید کایزن برای کسب و کار شما مفید و موثر باشد، باید سعی کنید با راهکارهایی که در ادامه ارائه می‌دهیم، رویکردتان را به کار تغییر دهید.
ابتدا لازم است برای انجام فعالیت‌ها، به دنبال راه‌های بهتری باشید. مثلا زمانی که سرتان خلوت‌تر است، کارها را اولویت بندی کرده و به پیدا کردن بهترین راه‌های ممکن برای انجام آنها فکر کنید.
چند ساعت در هفته را به مرور کارها اختصاص دهید. به این ترتیب می‌توانید از آنها فاصله گرفته و راحت‌تر تحلیل و قضاوت کنید.
می‌توانید برای ردیابی کارها از اپلیکیشن‌هایی مانند RescueTime استفاده کنید. این کار کمک می‌کند تا دید روشنی در مورد اینکه «روزتان را چطور سپری کرده‌اید»، به دست آورید. با این دیدگاه می‌توانید زمان‌های هدر رفته را شناسایی کرده و آنها را به حداقل برسانید.
وقتی برای بهتر انجام دادن کارها و افزایش بهره‌وری، راهکار مناسبی پیدا کردید، زمانی را هم به تحقیق و بررسی راجع به آن اختصاص دهید و ببینید با استفاده از این راهکار در زمانتان صرفه جویی می‌شود یا نه؟
اگر به صورت گروهی کار می‌کنید، حتما از انتقادات، پیشنهادات و بازخوردهای همکارانتان استقبال کنید.
تغییرات را آهسته و با قدم‌های کوچک شروع کنید، چون استراتژی کایزن بر همین اصل استوار است.
و در انتها…
فلسفه کایزن، بسیار ساده است، اما می‌تواند زندگی شخصی و کاری شما را متحول کند. بگذارید سوال ابتدای مقاله را بار دیگر مطح کنیم، کایزن چیست؟ یک فعالیت ذهنی یا یادگیری یک نرم افزار؟ بله، درست پاسخ دادید، کایزن نوعی فعالیت ذهنی است که می‌تواند برای سازمان شما رشد همیشگی ایجاد کند. پس مراحل آن را به طور مستمر در سازمان پیاده کنید. شاید در ابتدا کمی سخت باشد، اما بعد از عادت به استفاده، می‌توانید شاهد تاثیر آن در محیط کار خود باشید.
