تصور کنید قرار است به زودی فرد جدیدی در سازمانتان استخدام شود. تیم سازمان نیز همه تلاش خود را برای انتخاب بهترین نامزد انجام داده است. شما هم باید مطمئن شوید که این فرد جدید، برای مدت طولانی در سازمان شما می‌ماند و پیشرفت می‌کند.
اولین گام برای رسیدن به این هدف، طراحی یک فرآیند ورود موثر یا آنبوردینگ است که به فرد تازه وارد کمک می‌کند تا در محل کار خود احساس راحتی کند و بهره‌وری بیشتری داشته باشد. این نشان می‌دهد که فرآیند پذیرش کارمند جدید، بسیار فراتر از اولین روز استخدام است و تا زمانی که او به طور کامل با تیم و نقش خود آشنا شود، ادامه پیدا می‌کند. همراه ما باشید تا به شما بگوییم آنبوردینگ چیست و انجام آن چه اهمیتی دارد.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ (Onboarding)، فرآیند ادغام کارکنان جدید در یک سازمان است. هر چند، متخصصان منابع انسانی سازمان‌ها، زمان زیادی را برای یافتن بهترین نیروی کار جهت استخدام، صرف می‌کنند، اما کار آنها با جذب افراد مورد نظر به پایان نمی‌رسد. بلکه آنها باید فرد تازه وارد را به عضوی موثر در تیم کاری سازمان تبدیل کنند که این کار از طریق فرآیند آنبوردینگ یا همسوسازی انجام می‌شود. بنابراین، فرآیند آنبوردینگ موثر، موضوعی است که در ارتباط با کارکنان جدید، اهمیت زیادی دارد و اجرای اثر بخش و کارآمد آن، نیازمند برنامه ریزی‌های دقیق و هوشمندانه است.
سایت wikipedia، سوال آنبوردینگ چیست را به صورت زیر پاسخ می‌دهد:
Onboarding یا دستورالعمل جامعه پذیری کارکنان، یکی از اصطلاحات تخصصی مدیریتی است که برای اولین بار در دهه 1970 مطرح شد. این فرآیند به مکانیسمی اشاره می‌کند که از طریق آن کارکنان جدید، دانش، مهارت و توانمندی‌های لازم را برای تبدیل شدن به اعضای موثر و ماندگار سازمان، کسب می‌کنند.
روش‌های مورد استفاده در آنبوردینگ، شامل برگزاری جلسات رسمی، سخنرانی، نمایش فیلم و جهت گیری مبتنی بر سیستم‌های کامپیوتری است که عملیات و فرهنگ سازمانی را که کارمند جدید قرار است به آن وارد شود را مشخص می‌کند.
قبل از اجرای فرآیند آنبوردینگ، برای ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم، سوالاتی مطرح می‌شود که لازم است کارفرمایان به آنها پاسخ دهند. این سوالات عبارتند از:
- آنبوردینگ یا همسوسازی از چه زمانی شروع می‌شود و چقدر طول می‌کشد؟
- شما به عنوان یک مدیر، از نیروی کار جدید چه انتظاراتی دارید؟
- برای کارکنان جدید چه اهدافی در نظر گرفته‌اید؟
- کارکنان جدید، باید چه چیزهایی در مورد فرهنگ و محیط کار بدانند؟
- چگونه می‌توانید فرآیند آنبوردینگ را جمع بندی کنید؟
- ملاک شما برای اندازه گیری میزان موفقیت کارکنان جدید، چیست؟
پس از پاسخ به این سوالات، مدیران و متخصصان منابع انسانی، می‌توانند طرح آنبوردینگ را آماده کنند.
این طرح، ضمن مشخص کردن سیاست‌ها و برنامه‌های شروع به کار عضو جدید، بستری لازم را برای شروع به کار او پس از آشنایی کامل با فرهنگ سازمانی، آماده می‌کند.
دلایل اهمیت آنبوردینگ چیست؟
اما، اگر نمی‌دانید چرا آنبوردینگ مهم است، در این بخش دلایل اهمیت آن را بررسی خواهیم کرد.
شما را سریع‌تر به حداکثر بهر‌وری می‌رساند
با اجرای فرآیند آنبوردینگ، کارکنان، سریع‌تر می‌توانند عملکردشان را با سایر اعضا تطبیق دهند و به این وسیله، می‌توانند به سطوح بالای بهره‌وری برسند. بنابراین، کسب و کارها با این فرآیند، می‌توانند بهره وری نیروی کار را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.
بدون فرآیند آنبوردینگ، مدت زیادی (بیش از چند ماه) طول می‌کشد تا کارکنان جدید به سطح بهره‌وری کامل برسند، این بهره‌وری ناقص می‌تواند به ضرر کسب و کار شما تمام شود.
به خاطر داشته باشید که بهترین فرآیندهای همسوسازی، طولانی‌ترین آنها هستند. پس در اجرای آنها عجله نکنید.
با آنبوردینگ، افراد جدید، تمایلی به ترک سازمان ندارند
انجام کامل و درست فرآیند همسوسازی، تعداد کارکنانی که قصد ترک سازمان را دارند و شما باید برای آنها به دنبال جایگزین باشید، کاهش می‌دهد. البته لازم نیست این افراد حتما از سازمان شما بروند، همین که احساس کنند شغل جدید چندان جذاب نیست و نمی‌تواند رضایتشان را تامین کند، برای زیان کسب و کار شما کافی است. چون همان طور که اشاره کردیم، کارمند ناراضی هرگز نمی‌تواند بهره‌وری واقعی خود را نشان دهد، این امر برای کسب و کار شما هزینه‌های پنهان به همراه دارد.
در واقع اگر کارکنان نسبت به سازمان، احساس تعهد نکنند، تمایلشان به ترک کار، افزایش خواهد یافت. اما چطور می‌توانید در کارکنان تعهد ایجاد کنید؟ حتما پاسخ آن را می‌دانید، بله، با فرآیند آنبوردینگ صحیح و موثر.
با نرم افزار BPMS راهبران، سریع و آسان فرآیندهای کسب و کار خود را الکترونیک کنید.
این فرآیند، با کم کردن فاصله میان سازمان و فرد جدید، زمینه مناسبی برای تعامل او با ارزش‌های سازمان ایجاد می‌کند. در این صورت، کارمند جدید به فکر ترک شغل و پیدا کردن کار جدید نخواهد افتاد.
اضطراب کارکنان جدید را کاهش می‌دهد
همه می‌دانیم شروع یک کار جدید، با استرس و نگرانی همراه است. اما کسب و کار شما می‌تواند با ارائه اطلاعات دقیق، از طریق فرآیند آنبوردینگ، این نگرانی‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
اجرای این ساز و کار، باعث می‌شود کارکنان یکدیگر را بشناسند و به خوبی با هم ارتباط برقرار کنند. به این ترتیب نوعی حس دوستانه بین آنها شکل می‌گیرد که در موفقیت کسب و کار، بسیار موثر است.
به کارکنان جدید کمک می‌کند تا نقش خود را درک کنند
از آنجا که بخشی از فرآیند همسوسازی موثر، مبتنی بر آموزش و آگاهی بخشی است،کارکنان جدید باید به خوبی آموزش ببینند و درک کنند که فعالیت آنها چه ارزشی برای کل مجموعه دارد. به این ترتیب، احساس ارزشمندی و اثربخشی می‌کنند و انگیزه لازم را برای تلاش بیشتر به دست می‌آورند.
در واقع، افراد جدید از طریق آموزش، یاد می‌گیرند که چگونه باید جنبه‌های مختلف انتظارات سازمان را برآورده کنند. پس به افراد تازه وارد، به طور واضح، دقیق و روشن توضیح دهید که چه می‌خواهید، در غیر این صورت، انتظار نداشته باشید که عملکرد خوبی داشته باشند.
مراحل فرآیند آنبوردینگ چیست؟
طبق نظر کارشناسان منابع انسانی، ورود کارمندان جدید به سازمان، از لحظه پذیرش پیشنهاد شغلی توسط فرد جویای کار، آغاز می‌شود و زمانی که کارمند جدید به طور کامل با سازمان ادغام شود، پایان می‌یابد.
برای ایجاد یک فرآیند آنبوردینگ مطلوب و موثر، باید مراحل زیر را طی کنید:
- سایر کارمندان سازمان را برای ورود کارمند جدید آماده کنید.
- یک محل کار جدید برای فرد تازه وارد در نظر بگیرید.
- مطمئن شوید که او به نرم افزارهای کاربردی دسترسی مناسبی دارد.
- او را به کارکنان بخش‌های مختلف سازمان معرفی کنید
- برای معارفه تیمی یک برنامه ریزی مناسب ترتیب دهید
- برای آموزش کارمند جدید، زمان کافی اختصاص دهید.
- در او احساس اعتماد ایجاد کنید.
- از نقش شغلی و انتظاراتی که از او دارید، یک تعریف واضح و روشن ارائه دهید.
مزایای آنبوردینگ چیست؟
تا اینجا دانستیم آنبوردینگ چیست و چه اهمیتی دارد. حتما متوجه شده‌اید که یک برنامه آنبوردینگ منظم و صحیح، بر عملکرد کارکنان و موفقیت کسب و کار تاثیر زیادی دارد. در این بخش کمی راجع به تاثیرات و مزایای آنبوردینگ یا همسوسازی صحبت می‌کنیم.
انگیزه و اشتیاق کارکنان را برای مشارکت افزایش می‌دهد
آنبوردینگ موثر، به کارکنان جدید کمک می‌کند تا با کسب و کار، ارزش‌ها و اهداف آن ارتباط بیشتر و بهتری برقرار کنند. بنابراین، انگیزه آنها برای مشارکت در زمینه دستیابی به اهداف سازمان، افزایش پیدا می‌کند.
نیروهای با انگیزه و مستعد را به آسانی جذب می‌کند
افراد پس از تجربه یک فرآیند همسو سازی ناخوشایند، به دلیل نارضایتی، آن سازمان را به دیگران پیشنهاد نمی‌دهند. پس لازم است یک برنامه آنبوردینگ کارآمد و موثر طراحی کنید که کارکنان جدید نسبت به آن تجربه مثبتی داشته باشند. از این طریق، ضمن حفظ کارکنان پرتلاش و موفق، می‌توانید افراد با استعداد دیگری را نیز جذب کنید.
کارکنان شما را حفظ می‌کند
هر چند که در هر سازمان، رفتن کارکنان، همیشه ممکن است اتفاق بیفتد، اما برنامه ریزی برای کم کردن این اتفاق، اهمیت زیادی دارد. چرا که جایگزینی کارکنان، فرآیندی نسبتا سخت و پرهزینه است. به عنوان مثال، جایگزینی یک کارمند جدید، نسبت به جایگزینی یک کارمند با سابقه که سال‌های زیادی را در کنار شما گذرانده، هزینه بیشتری دارد.
بر اساس تحقیقات انجام شده، کسب و کارهایی که فرآیند آنبوردینگ قوی‌تر و موثرتری دارند، در حفظ کارکنان خود، موفق‌ترند. پس بهتر است از کارکنان جدید به گرمی استقبال کرده، محیط مناسبی را برای آنها ایجاد کنید و روزهای اول را با یادگیری‌های اولیه بگذرانید. این فرآیند تا مدتی ادامه دهید تا مطمئن شوید آنها با محیط و نقش جدید خود به خوبی هماهنگ شده‌اند و قصد دارند در کنار شما بمانند.
بهره وری کارکنان را افزایش می‌دهد
افراد تازه وارد، معمولا به زمانی نسبتا طولانی (حدود 1 سال) نیاز دارند تا به بهره وری کامل برسند. چرا که مواردی مانند: آشنایی با کسب و کار و برقراری ارتباط با افراد، به زمان نیاز دارد. اما یک فرآیند آنبوردینگ بهینه و قوی، می‌تواند این روند را سرعت ببخشد و میزان بهره وری را نیز افزایش دهد.
همان طور که گفتیم، همسوسازی کارآمد و موثر، به کارمندان جدید کمک می‌کند ضمن آشنایی کامل با سازمان، با سایر افراد نیز روابط مناسبی برقرار کنند. همچنین بدانند که مدیر از آنها چه انتظاری دارد و برای بهبود فعالیت‌های خود باید چگونه برنامه ریزی کنند.
در کارکنان احساس تعهد ایجاد می‌کند
در طول فرآیند ورود کارمندان جدید به یک کسب و کار، مدیران فرصت دارند احساس تعهد نسبت به سازمان و اهداف سازمان را در آنها ایجاد کنند. مدیران می‌توانند از طریق ارتباط نزدیک با کارمندان جدید، میزان تعهد، مشارکت و پیشرفت را در آنها مشاهده کنند.
اضطراب کارکنان جدید را کاهش می‌دهد
قبلا هم گفتیم که شروع یک کار جدید می‌تواند بسیار استرس زا باشد. اما مدیران می‌توانند با اجرای فرآیند همسوسازی مناسب، این استرس و نگرانی را کاهش دهند. آنبوردینگ بهینه و قوی، با ایجاد حس خوب در کارکنان تازه وارد، به آنها کمک می‌کند تا دیگران را بهتر بشناسند و با آنها ارتباط مطلوب و موثری برقرار کنند.
همچنین به آنها امکان می‌دهد تا نقش خود و مطابقت آن با نقش سایر کارمندان را به خوبی درک کنند. این امر منجر به ایجاد روابط دوستانه‌ای می‌شود که بخش مهمی از یک زندگی کاری مطلوب به حساب می‌آید. خوب است بدانید اکثر کارمندانی که روابط خوبی با همکاران خود ندارند، به ادامه شغل خود تمایلی نشان نمی‌دهند.
در کارکنان جدید حس اعتماد ایجاد می‌کند
در برنامه آنبوردینگ، به اشتراک گذاری اطلاعات در مورد کسب و کار، بین مدیران و کارکنان جدید، حس اعتماد ایجاد می‌کند. همچنین برای تقویت حس اعتماد، بهتر است مدیران ارشد با افراد تازه وارد ملاقات کرده و آنها را در جریان اهداف استراتژیک سازمان قرار دهند.
سعی کنید در طول برنامه همسو سازی، این خطوط ارتباطی را حفظ کنید. به این ترتیب ضمن افزایش سطح اعتماد، شاهد مشارکت فعال و طولانی مدت کارمندان جدید نیز خواهید بود.
و در انتها…
امیدواریم سوال آنبوردینگ چیست را به خوبی پاسخ داده باشیم. همان طور که ملاحظه کردید، پیدا کردن افراد مستعد و توانمند، تنها بخش کوچکی از روند استخدام در کسب و کار شماست. چیزی که اهمیت دارد، این است که از این افراد حمایت کنید، آنها را با روند فعالیت‌های خود همسو کنید و در کنار خودتان حفظشان کنید. تنها در این صورت می‌توانید به افزایش بهره‌وری و سود در سازمانتان امیدوار باشید.
