امروز می‌خواهیم راجع به ویژگیها و مهارت های تحلیگر فرایند کسب و کار صحبت کنیم. همان طور که می‌دانید، بدون آموزش کافی، راهنمایی‌های لازم و ارائه تجربیات مختلف، نباید انتظار داشته باشید کارکنان سازمانتان کارها را کاملا صحیح، کامل و بدون خطا انجام دهند. چرا که آنها به دلیل ناآگاهی و تجربیات ناخوشایند، محیط خسته کننده‌ای برای اطرافیان ایجاد می‌کنند، سردرگم هستند و قادر نیستند فعالیت‌ها را به درستی پیش ببرند.
اغلب ویژگیها و مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، انسان محور است. پس، تنها حرفه‌ای بودن در زمینه کار با ابزارها و نرم افزارها برای انجام تحلیلگری فرآیند کسب و کار، کافی نیست. به بیان دیگر، یک تحلیلگر موفق و تاثیرگذار باید بتواند ارتباطات و مهارت‌های فردی را با دانش فنی خود در حوزه کسب و کار ترکیب کند.
اما پیش از پرداختن به ویژگی‌های تحلیلگر فرایند کسب و کار، خوب است بدانیم تحلیلگر کسب و کار دقیقا کیست.
تحلیلگر فرآیند کسب و کار کیست؟
قبل از بررسی مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، خوب است بدانیم، تحلیلگر کسب و کار، فردی است که از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها به بهبود فرآیندها، محصولات، خدمات و نرم افزارها کمک می‌کند. یک تحلیلگر فرآیند، مسئولیت ساختاردهی به اطلاعات گسترده در چارچوب فرآیند را بر عهده دارد. علاوه بر این، به رهبران کسب و کار کمک می‌کند تا از طریق مدل سازی یا شبیه سازی همه سناریوها تصمیم بگیرند. تحلیلگران فرآیند کسب و کار بر روی مناطق حیاتی کار می‌کنند تا عملکرد کسب و کار را بر اساس شرایط بازار بهبود ببخشند.
بنابراین تحلیلگران کسب و کار، ستون اصلی سازمان را تشکیل می‌دهند، چرا که ضمن هماهنگی با اهداف سازمان، به تصمیم گیرندگان در تصمیم گیری کمک می‌کنند.
تحلیلگر کسب و کار، تسهیل کننده، ارتباط دهنده، مذاکره کننده و عامل تغییر به حساب می‌آید. او باید نیازها و اهداف کسب و کار را به خوبی درک کند تا بتواند راه حل‌های فناوری را در نظر بگیرد.
هر چند، دانش، تجربیات، مدارک، گواهینامه‌ها، مهارت‌های مرتبط با حوزه فعالیت، برای تحلیلگران کسب و کار بسیار مهم است، اما آنها برای موفقیت و تاثیرگذاری بیشتر نیازمند مهارت‌های نرم هستند.
روش کار تحلیلگر فرآیند چگونه است؟
نقشه فرآیند (process map)، نوعی ابزار مدیریت و برنامه ریزی است که از گردش کار در محیط تجاری یک توصیف بصری ارائه می‌دهد. تحلیلگران فرآیند کسب و کار با تخصص خود در زمینه نقشه برداری فرآیند، کارشان را شروع می‌کنند. آنها باید بتوانند نقشه برداری فرآیند را به عنوان روشی برای تجسم یک فرآیند، تحلیل و درک کنند.
همچنین باید بدانند چگونه اطلاعات مشتریان، فروشندگان و سهامداران اصلی را تجزیه و تحلیل کنند. سپس، تحلیلگران، گردش کار موجود را برای یافتن نواقص، مشکلات و ارائه راه حل‌های مختلف بررسی می‌کنند و در نهایت، مطالعات و تحقیقات گسترده‌ای برای بهبود کارایی مشاغل (از نظر هزینه و عملکرد) انجام می‌دهند.
کلیک کنید تا به شما بگوییم چگونه کسب و کارتان را تحلیل کنید.
مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار چیست؟
همان طور که گفتیم، تحلیلگران کسب و کار باید در مسیری حرکت کنند که شامل بسیاری از مهارت‌های انسان محور است تا فناوری محور. در ادامه برخی از ویژگیها و مهارت های شخصی مورد نیاز تحلیلگران فرآیند کسب و کار را به شما معرفی می‌کنیم:
مهارت‌های ارتباطی
تحلیلگران کسب و کار برای برقراری ارتباط باید با ذینفعان مختلف، باید مهارت‌های ارتباطی مناسبی داشته باشند. آنها باید ارزش کار خود را بدانند و بتوانند آن را برای ذینفعان توضیح دهند. این موضوع، شامل متقاعد کردن افراد برای فعالیت در حوزه‌هایی است که ممکن است اولویت اصلی آنها نباشد. خوب است بدانید که استفاده از اشکال مختلف ارتباط، مانند: کارگاه‌ها و جلسات می‌تواند برای همراهی با ذینفعان به تحلیلگران کسب و کار کمک کند.
به عنوان مثال، ممکن است یک تحلیلگر کسب و کار مجبور به متقاعد کردن یک مدیر فروش شود تا به تعریف معیارهای عملکردی برای ارتقای پایگاه داده CRM کمک کند.
مهارت‌های ارتباط خوب، شامل دو مهارت کلامی و نوشتاری است. آن دسته از تحلیلگران کسب و کار که مهارت‌های کلامی خوبی دارند، اما در مهارت‌های نوشتاری چندان قدرتمند نیستند، می‌توانند از خدمات نوشتاری نویسندگان ماهر کمک بگیرند.
مهارت‌های فردی
یک تحلیلگر کسب و کار، باید هنگام صحبت با افراد در وظایف شغلی متنوع و در سطوح سازمانی مختلف، کاملا راحت باشد. او باید با زبان مخاطبی که با او در حال صحبت است، حرف بزند، نه با اصطلاحات فنی و پیچیده.
علاوه براین، باید بتواند با افرادی که به مزایای رقابتی دست پیدا می‌کنند، در قالب یک تیم همکاری کند.
همچنین، ممکن است لازم باشد با تیم‌های مجازی کار کند که اعضای آن از لحاظ جغرافیای، مناطق زمانی، فرهنگ‌ها یا زبان‌های بومی متفاوت هستند. در چنین شرایطی او باید سعی کند یک ارتباط راحت و روشن با اعضای تیم برقرار کند.
مهارت گوش دادن فعال
تحلیلگران کسب و کار با استفاده از مهارت گوش دادن فعال، مطمئن می‌شوند که صحبت‌های همه ذینفعان را می‌شنوند. آنها ضمن درک اهمیت ارتباط چشمی با سخنرانان، سعی می‌کنند احساس خود را نسبت به سخنان آنها تشخیص دهند. از آنجا که لغات و زبان بدن برای تحلیلگران کسب و کار اهمیت زیادی دارد، آنها باید بدانند هر گونه حواس پرتی داخلی یا خارجی را چگونه حذف کنند.
یک تحلیلگر کسب و کار موفق باید ذهنی باز داشته باشد، به این معنی که همه ورودی‌ها را در نظر بگیرد و نظرات مختلف را تایید کند. بدون اینکه به خاطر اختلاف نظرها آشفته شود. چرا که همیشه ذینفعان مخالف وجود دارند. بنابراین، او باید قادر باشد این شرایط را به خوبی مدیریت کند.
برای تحلیلگران کسب و کار، برگزاری جلسات طولانی چندان مناسب نیست و خستگی و بی توجهی آنها را به دنبال دارد. پس بهتر است کنفرانس‌های اینترنتی را به جلسات حضوری ترجیح دهید و در زمانتان صرفه جویی کنید.
مهارت حل مسئله
یکی دیگر از مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، توانایی حل مسئله است. حل مسئله می‌تواند تفکر تحلیلی و تفکر خلاق را ترکیب کند. وقتی در یک سازمان مشکلی ایجاد می‌شود، راه حل‌ها همیشه ساده و در دسترس نیستند. معمولا تحلیلگران باید سناریوها و عملیات متعددی را برای پیدا کردن راه حل مناسب بررسی کنند. درک مشکل شامل بررسی علائم آشکار به شکل تاثیر بر میزان هزینه‌ها، فروش و معیارهای عملکردی است.
بررسی هر جنبه از موقعیت، زمینه و درک بیشتری از مسائل را برای شما فراهم می‌کند. همه طرف‌های درگیر باید نظری داشته باشند و راه حلی ارائه دهند.
پیدا کردن راه حل، مستلزم ایجاد تغییر درون سازمان است. به عنوان مثال عملی کردن این تغییر می‌تواند شامل تقویت فناوری یا بهبود فرآیند باشد. سناریوی ایده آل برای حل یک مشکل، نه تنها مشکل فعلی را حل می‌کند، بلکه شما را مطمئن می‌کند که این مشکل هرگز دوباره تکرار نمی‌شود.
تفکر تحلیلی
تحلیلگران کسب و کار باید اطلاعات را از منابع مختلف مانند: اسناد، نظرسنجی‌ها، سیستم‌های موجود و جلسات جمع آوری کرده و نیازها را تحلیل کنند. آنها مشتاق تجزیه و تحلیل داده‌ها هستند و برای تحلیل آنها معمولا روش‌های مختلفی دارند. تحلیلگران، تمایل دارند بدانند که با آنها چه کاری می‌توانند انجام دهند و چگونه می‌توانند معانی مختلف را از آنها استنباط کنند.
برای این منظور، می‌توانند داده‌ها را به صورت روزانه تفسیر کنند. به خاطر داشته باشید که تفکر انتقادی و انجام تحلیل‌های ارزشمند، اصلا ساده نیست. تحلیلگران قدرتمند، پیش از تجزیه و تجزیه گسترده داده‌ها در برابر تلاش برای ارائه راه حلی دقیق برای حل مشکل مقاومت می‌کنند. البته اینجا ممکن است فلج تجزیه و تحلیل ایجاد شود. پس آنها باید بدانند که چه زمانی باید تحلیل را متوقف کنند.
به طور کلی، مهارت‌های تحلیلی برای اینکه بتوانید نیازهای کسب و کار را تفسیر کرده و آنها را به الزامات عملی تبدیل کنید، ضروری است.
تفکر انتقادی
یکی دیگر از ویژگی ها و مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، تفکر انتقادی است. این شیوه به شما به عنوان یک تحلیلگر، کمک می‌کند تا نگاه عمیق‌تری به مسائل داشته باشید، راحت‌تر با مخاطبان کار کنید و بهترین نتیجه را برای کسب و کارتان رقم بزنید.
همچنین، با این روش تفکر می‌توانید به سوالات پنهان در فرآیندها و فعالیت‌های سازمان پاسخ دهید. به بیان دیگر، به جای پذیرش هر اطلاعاتی که ارائه می‌شود، می‌توانید به اطلاعات درست، ارزش واقعی و پیامدهای آنها دست پیدا کنید.
مهارت چند رشته‌ای
هر چند بسیاری از تحلیلگران کسب و کار در زمینه فناوری اطلاعات حوزه مربوط به خود تخصص و تجربه دارند، اما معمولا در زمینه‌های نامرتبط نیز قادرند به سایرین کمک کنند. چنین افرادی راحت‌تر می‌توانند اطلاعات را استخراج کنند، با سهامداران تعامل داشته باشند و به شناسایی فرصت‌ها بپردازند. آنها راجع به بازار، روندهای تجاری، به روز رسانی‌ها و… اطلاعات بیشتر و کارآمدتری دارند و فرآیندهای کسب و کار دانش عمیق‌تری به دست آورده‌اند.
گستره وسیع دانش آنها، روش‌های نوآورانه‌ای برای ارائه ارزش در اختیارشان قرار می‌دهد. این تحلیلگران فرآیند می‌توانند از این دانش برای اعمال اطلاعات و تکنیک‌ها در پروژه‌های فعلی استفاده کنند.
از آنجا که این افراد تمایل دارند در چند رشته مهارت کسب کنند، از این طرز تفکر که یک ابزار یا تکنیک خاص برای یک موقعیت خاص مناسب است، دوری می‌کنند. بنابراین، یکی دیگر از مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، تسلط به مهارت‌های چند رشته‌ای است.
مهارت تسهیل تصمیم گیری
تحلیلگران کسب و کار، هنگام مشاوره با مدیران و توسعه دهندگان، نیاز به قضاوت صحیح دارند. پس از دریافت نظرات همه ذینفعان و ارزیابی موقعیت، آنها باید فرآیند تصمیم گیری را تسهیل کنند. در واقع، هدف ایجاد تغییر درست است. تحلیلگران کسب و کار باید برای گرفتن تصمیمات درست به دیگران کمک کنند تا نیازها به درستی بر آورده شود.
تجزیه و تحلیل درست کسب و کار، شامل تعریف تمام تصمیماتی که باید گرفته شوند و همچنین، اطلاعاتی است که تصمیم گیرنده برای تصمیم گیری از آنها استفاده می‌کند. پس اگر می‌خواهید مخاطبانتان را به مشتری تبدیل کنید، باید مهارت‌های تصمیم گیری خود را تقویت کنید.
مهارت تفکر سیستمی
از دیگر مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، توان تفکر سیستمی است. هر چند که یک تحلیلگر کسب و کار باید جزئی نگر باشد، اما بهتر است به کلیات هم توجه کند. برای جستجوی تناقضات و بررسی تاثیرات، تحلیلگر باید نیازمندی‌ها را در برابر آنچه که او در مورد کل سازمان، محیط کسب و کار و نرم افزارها می‌داند، بررسی کند.
یک تحلیلگر کسب و کار به درک تعاملات و روابط میان افراد، فرآیندها و تکنولوژی‌های مربوط به سیستم نیاز دارد. به عنوان مثال، اگر یک مشتری برای حوزه کارکردی خود درخواست یک نیازمندی دارد، یک تحلیلگر موفق باید تشخیص دهد که آیا این نیازمندی، در سایر بخش‌های سیستم تاثیر می‌گذارد یا نه.
مهارت یادگیری
تحلیلگران کسب و کار باید اصول جدید را درباره روش جدید نیازمندی‌ها یا دامنه نرم افزار، یاد بگیرند. همچنین، آنها باید خوانندگان کارآمد و منتقدی باشند، چرا که مجبورند ماهیت موضوع را از میان اصول مختلف درک کنند. لازم نیست به عنوان یک تحلیلگر، در این حوزه متخصص باشید، پس برای رفع ابهامات سوال کنید و در مورد چیزهایی که نمی‌دانید صادق باشید.
مهارت مشاهده
یک تحلیلگر کسب و کار موفق، با تماشای یک کاربر هنگام استفاده از نرم افزار موجود یا موقع انجام وظایفش، می‌تواند پیچیدگی‌های خاصی را تشخیص دهد که امکان دارد کاربر به آنها فکر نکرده باشد. همچنین، برخی مواقع، مهارت‌های مشاهده قوی، زمینه‌های جدیدی برای بحث و تبادل نظر در مورد استخراج نیازمندی‌ها را در معرض دید قرار می‌دهد و در نتیجه نیازمندی‌های تکمیلی را آشکار می‌کند.
مهارت مدل سازی
مدل‌ها تنوع زیادی دارند، از فلوچارت‌های ساده، مدل‌های تجزیه و تحلیل ساخت یافته تا نمادهایی به زبان مدل سازی یکپارچه (UML)، متنوع‌اند. میزان تسلط بر این مدل‌ها بخشی از توانمندی‌های هر تحلیلگر است.
برخی از آنها برای برقراری ارتباط با کاربران، برخی هنگام برقراری ارتباط با توسعه دهندگان و بعضی هم صرفا برای تجزیه و تحلیل بهبود نیازمندی‌ها مفید و کارآمد هستند. یک تحلیلگر کسب و کار، در زمان انتخاب مدل‌های خاص، باید از چگونگی ارزش افزایی آنها آگاهی پیدا کند. علاوه بر این، به آموزش سایر ذینفعان در رابطه با ارزش استفاده از این مدل‌ها نیاز دارد.
مهارت رهبری
از دیگر مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار، مهارت رهبری است. یک تحلیلگر موثر و قدرتمند می‌تواند گروهی از ذینفعان را تحت تاثیر قرار دهد و آنها را برای یک هدف مشترک به حرکت درآورد. رهبری، به درک انواع تکنیک‌ها برای مذاکره میان ذینفعان پروژه، حل اختلافات و در نهایت تصمیم گیری نیاز دارد. بنابراین، تحلیلگر فرآیند کسب و کار، باید یک محیط مشترک برای ایجاد اعتماد میان گروه‌های ذینفع و افرادی که ممکن است درکی از نیازها و محدودیت‌ها نداشته باشند، ایجاد کند.
خلاقیت
بهترین تحلیلگران فرآیند، افرادی هستند که سعی می‌کنند قابلیت‌های نوآورانه محصول، بازارهای جدید و فرصت‌های کسب و کار را تصور کرده و به راهکارهای خلاقانه‌ای فکر کنند که مشتریان را متعجب، هیجان زده و خوشحال کند. از آنجا که آنها به اندازه کاربران محدود به حل مسئله نیستند، می‌توانند ایده‌های جدید و موثری ارائه دهند.
دانش کامپیوتر
هر چند که تا اینجا بیشتر به معرفی موارد انسان محور برای برقراری ارتباط پرداختیم، اما یادتان باشد که اگر از لحاظ فنی و رایانه‌ای ضعیف باشید، قدرتمند بودن در برقراری ارتباطات، بی فایده است.
بنابراین، تحلیلگران فرآیند باید در استفاده از نرم افزارها و برنامه‌های تحلیلی تسلط کافی داشته باشند. چرا که رسم نمودارها و نقشه‌ها و استفاده از آنها نیازمند استفاده از سیستم کامپیوتر است.
به طور کلی، باید بگوئیم در این مسیر، مهارت‌های ارتباطی و علم رایانه مکمل یکدیگرند و مسلط نبودن بر یکی از این دو، نشان دهند ضعف تحلیگر فرآیند است.
و در انتها…
امروز با مهارت های تحلیلگر فرایند کسب و کار آشنا شدیم. همان طور که ملاحظه کردید، شما به عنوان یک تحلیلگر فرآیندهای کسب و کار، به یادگیری و ارتقای مهارت‌ها و ویژگی‌هایی نیاز دارید که شما را از نظر ارتباطی و فنی، قدرتمند و ایده آل نشان دهد. اگر همه مهارت‌هایی که به آنها اشاره کردیم را به اندازه کافی در اختیار دارید، می‌توانید به موفقیت پروژه‌های سازمانتان مطمئن باشید. اما در صورتی که در برخی از زمینه‌ها ضعیف هستید، هر چه سریع‌تر مهارت‌های خود را در آن زمینه‌ها تقویت کنید.
