هر چند این روزها روش‌های چابک در سازمان‌ها بسیار فراگیر شده و محبوبیت زیادی دارند، اما استفاده از آنها همیشه هم بدون مشکل نیست. چرا که معمولا مدیران سازمانی شکایت دارند که از مزایایی که انتظار داشتند، برخوردار نمی‌شوند.
امروز راجع به یک مدل روان صحبت می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا از ایده‌های چابک بیشترین بهره را ببرید. برای آشنایی با مدل اجایل فلوئنسی (Agile Fluency)، این مقاله را تا انتها بخوانید.
پیش از ورود به بحث اصلی، لازم است بدانید در این مطلب، کلمه Fluency را به «روانی» ترجمه کرده‌ایم.
مدل اجایل فلوئنسی چیست؟
از دهه 1990، کسب و کارها به سمت توسعه روش‌های چابک تمایل پیدا کردند. در آن زمان، متدولوژی Agile، با وجود استقبال گسترده، دنیای نرم افزار را تسخیر کرد.
اما با وجود موفقیت سازمان‌ها در استفاده از روش‌های چابک، مانند اسکرام، کانبان و…، مدیران کسب و کار همیشه به آن چیزی که انتظار دارند، نمی‌رسند. آنها اغلب نگران و ناراضی‌اند که از مزایای لازم برخوردار نیستند.
پس از مدتی، در مورد اینکه چرا سازمان‌ها به نتایج مورد انتظارشان نمی‌رسند، بررسی‌هایی صورت گرفت. نتایج این بررسی‌ها در سال 2012 با عنوان مدل اجایل فلوئنسی (Agile Fluency) مطرح شد.
این مدل می‌گوید: تیم‌های چابک برای یادگیری از 4 منطقه مجزا عبور می‌کنند. در واقع، روان بودن از طریق 4 منطقه متمایز تکامل پیدا می‌کند که هر کدام دارای مزایای خاص، مهارت‌های مورد نیاز و معیارهای کلیدی هستند. ویژگی‌های این مناطق عبارت است از:
- تمرکز تیم‌ها ارزش تجاری ایجاد می‌کند.
- تیم‌های تحویل دهنده سرعت بازار را ارائه می‌دهند.
- تیم‌های بهینه سازی بازار، خود را رهبری می‌کنند.
- تقویت تیم‌ها، آنها را کارآمدتر و قوی‌تر می‌کند.
هر منطقه به مجموعه‌ای از مهارت‌های چابک بستگی دارد. مهارت، یک رفتار قابل مشاهده است که منجر به ایجاد مزایا برای منطقه مورد نظر می‌شود.
همان طور که توسعه چابک، یک روش تیمی است، روان بودن نیز یک ویژگی تیمی به شمار می‌رود. در عمل، برخی مهارت‌ها توسط همه اعضای تیم به نمایش گذاشته می‌شود و برخی از آنها تخصص چند نفر از اعضا هستند. در هر صورت، تسلط یک تیم ناشی از توانایی اعضای تیم برای خود سازماندهی است تا مهارت‌های فردی در زمان مناسب برای مشکلات مرتبط اعمال شود.
به خاطر داشته باشید که یک تیم زمانی به یک منطقه مسلط است که به تمامی مهارت‌های منطقه، از جمله مناطق قبلی مسلط باشد. هر چند تیم‌ها به هر شکل ممکن، حتی از چندین منطقه به طور همزمان، سعی می‌کنند مهارت‌های خود را توسعه دهند، اما اغلب آنها تمایل دارند به صورت قابل پیش بینی بر منطقه مورد نظرشان مسلط شوند.
برای آشنایی با روش کانبان، اینجا کلیک کنید.
انتخاب منطقه در مدل اجایل فلوئنسی چگونه انجام می‌شود؟
در مدل اجایل فلوئنسی، هر منطقه ویژگی‌ها و مزایای جدیدی به همراه دارد. بنابراین ممکن است فکر کنید بهتر است این مدل را به عنوان یک مدل بلوغ در نظر بگیرید که در آن هدف، رسیدن به حداکثر بلوغ است. اما این اشتباه است. چرا که بر خلاف مدل‌های بلوغ کسب و کار که بالغ‌تر همیشه بهتر است، مدل اجایل فلوئنسی یا مدل روانی چابک، مجموعه‌ای از انتخاب‌ها را توصیف می‌کند که هر منطقه نشان دهنده یک انتخاب کاملا بالغ است که ارزش به همراه دارد.
به عنوان مثال، وقتی سوار اتوبوس می‌شوید، بلیط منطقه‌ای را تهیه می‌کنید که قصد دارید به آنجا بروید. منطقه دورتر برای شما ارزشمندتر نیست، چرا که رفتن به آنجا هم هزینه بیشتری دارد و هم زمان بیشتری می‌برد. گاهی اوقات برای حومه شهر بلیط تهیه می‌کنید، چون می‌خواهید به یک منطقه تفریحی بروید. برخی مواقع قصد دارید برای انجام یک کار اداری به مرکز شهر بروید. بنابراین، هیچ کدام لزوما ارزشمندتر نیست، بلکه همه چیز به هدف و نیاز شما در آن روز بستگی دارد.
هر منطقه علاوه بر ارزش‌های خاص خود، چالش‌هایی هم به همراه دارد. به خاطر داشته باشید که سرمایه گذاری بر روی چیزی بیش از آنچه به آن نیاز دارید می‌تواند با واکنش سازمانی مواجه شود و درک کلی از ایده‌های چابک را تحت تاثیر قرار دهد. پس به جای آنکه فرض کنید بیشترین بهترین است، به دقت در مورد موقعیت‌های معاوضه‌ای که برای سازمانتان مناسب است فکر کنید.
انتخاب منطقه مناسب برای تیم‌های شما به سازمانتان بستگی دارد. هر چند، ارائه و بهینه سازی معمولا بهترین اهداف هستند، اما تمرکز و تقویت نیز می‌توانند انتخاب‌های خوبی باشند.
در ادامه راجع به این 4 منطقه بیشتر صحبت می‌کنیم.
- منطقه تمرکز، نمایانگر اصول چابک است و تیم‌های اجایل فلوئنسی، برای شفافیت و کار گروهی، مزایای قابل توجهی ارائه می‌کنند. اگر چه تمرکز بر روانی شامل روش‌های فناوری پایدار نمی‌شود اما برای نشان دادن موفقیت و ایجاد سرمایه گذاری بیشتر، یک راهکار مناسب است. همچنین برای تیم‌هایی مانند برخی آزانس‌های دیجیتال که نرم افزارهای خود را در درازمدت نگهداری نمی‌کنند، کارآمد است.
- برای تیم‌هایی که به اصلاح و بهبود نرم افزارهای خود برای بیش از چند ماه نیاز دارند، ارائه روان یا اجایل فلوئنسی، معمولا انتخاب بهتری است. این منطقه نشان دهنده پایداری چابک است. تیم‌های تحویل دهنده در این منطقه، نواقص بسیار کم و بهره وری بالایی دارند و به درخواست‌های تجاری به سرعت پاسخ می‌دهند. در اینجا تسلط، یک جهش ارزشمند و رو به جلو برای اکثر تیم‌هاست.
- سازمان‌هایی که به تنظیم سرعت تغییر در بازار خود تمایل دارند یا در افق فکری خود احتمال خطر اختلال در بازار را در نظر می‌گیرند، از انتخاب منطقه بهینه سازی سود می‌برند. بهینه سازی، به شما نوید چابکی در تجارتی نوآورانه و خلاقانه را خواهد داد. هر چند این منتطقه، بازدهی چشمگیری دارد، اما مستلزم ایجاد تغییرات مخرب در ساختار سازمانی است. معمولا در سازمان‌های کوچک، ایجاد این تغییرات ساده‌تر است.
- رهبران سازمان‌های کوچک و متوسط، که قصد دارند در تئوری و عمل مدیریت، نوآوری کنند، معمولا منطقه تقویت را به عنوان بهترین گزینه برای تیم‌هایشان در نظر می‌گیرند. این منطقه آینده احتمالی چابک است و به نظر می‌رسد تمرین چابک پیشرفته در این جهت حرکت می‌کند. اما به خاطر داشته باشید که این منطقه به تحقیق در تئوری مدیریت پیشرفته و ابداع روش‌های جدید کار نیاز دارد.
مدل اجایل فلوئنسی چگونه شکل می‌گیرد؟
در یک سازمان چابک، فعالیت‌ها توسط تیم‌هایی از افراد به صورت مشارکتی انجام می‌شود. این تیم‌ها هدف مشترکی دارند و در کارها به یکدیگر وابسته‌اند. بنابراین، تیم‌ها هستند که فلوئنسی یا روانی را در سازمان ایجاد می‌کنند.
فلوئنسی یا روانی تیم، به چیزی بیش از مهارت اعضای تیم بستگی دارد. در واقع، مواردی مانند ساختارهای مدیریتی، روابط، فرهنگ سازمانی و… در روانی سازمانی موثرند. پس مراقب باشید که سازمان را به خاطر عدم تسلط یک تیم سرزنش نکنید. چرا که بافت سازمانی اهمیت بیشتری دارد.
اغلب اوقات، محدودیت‌های سازمانی، توسعه تیم را مسدود می‌کند. در اینجا می‌توانید با انجام تشخیص روانی یا فلوئنسی در چندین تیم، محدودیت‌های سازمان را بررسی کنید.
وقتی در سازمان شما، چند تیم با مهارت‌های یکسان، مشکلات مشابهی دارند، نشان می‌دهد یک مشکل سیستماتیک وجود دارد که حل آن، نیاز به سرمایه گذاری و تغییر در سطح سازمان دارد.
اما چگونه تیم‌های چابک، با توسعه قابلیت‌های جدید پیشرفت می‌کنند؟
یک تیم موفق به عنوان مجموعه‌ای از افراد با مهارت‌های فنی تکمیلی، شکل می‌گیرد و شروع به کار می‌کند. با پیاده سازی روش‌های چابک، نوعی تغییر در فرهنگ تیم اتفاق می‌افتد. به این معنی که به جای برنامه ریزی از نظر ملاحظات فنی، مانند لایه‌های نرم افزار، اکنون تیم از نظر کسب و کار، مشتریان یا منافع کاربران برنامه ریزی می‌کند که این موضوع، روانی تمرکز را نشان می‌دهد.
تسلط بر روش‌های فنی مانند توسعه مبتنی بر آزمایش، مستلزم سرمایه گذاری بیشتر و زمان بیشتری است. با تغییر مهارت تیمی، محدودیت‌های فنی برای ارائه نرم افزار حذف شده و تیم، روانی ارائه می‌دهد.
در مواردی ممکن است، تیم، توانایی درک و رسیدگی به نیازهای بازار را درونی کند. هنگامی که یک تغییر ساختار سازمانی، قابلیت‌های کلیدی کسب و کار را داخل تیم جابجا می‌کند، تیم به روانی بهینه سازی می‌رسد.
کلیک کنید تا درباره متدولوژی اسکرام بیشتر بدانید.
موارد لازم برای دستیابی به مدل اجایل فلوئنسی چیست؟
دستیابی به مدل اجایل فلوئنسی، راهکارهایی دارد که در این بخش آنها را به شما معرفی می‌کنیم:
تمرین ماهرانه و تحت فشار
فلوئنسی یا روانی، مسلط شدن بر تمریناتی است که تحت استرس، انجام می‌شوند و ادامه پیدا می‌کنند. هر کس می‌تواند مجموعه‌ای از روش‌ها را در محیطی مانند کلاس درس دنبال کند. تسلط واقعی یک تیم زمانی مشخص می‌شود که تحت فشار قرار داشته باشد یا با حواس پرتی مواجه شود.
تمرینات عمدی و مداوم
طی کردن مسیر اجایل فلوئنسی، مستلزم انجام تمرینات عمدی است. تمرین عمدی شامل تمرین منظم و مداوم یک مهارت با افزایش سطح چالش‌ها به منظور تسلط بر آن مهارت است.
سازمان شما چگونه به اجایل فلوئنسی می‌رسد؟
رسیدن به Fluency یا روانی، بیشتر به عادت‌ها بستگی دارد تا مهارت‌ها. اگر چه آموزش می‌تواند تکنیک‌های زیربنایی را به خوبی آموزش دهد، اما ایجاد سادگی و سهولت ماهرانه در مهارت فلوئنسی، به تمرینات مداوم روزانه در زمان طولانی نیاز دارد.
مهارت‌های مربوط به مناطق بعدی، نسبت به مهارت‌های مناطق قبلی به زمان بیشتری نیاز دارند. تیم کسب و کار شما هر چه زودتر شروع به کار بر روی مهارت‌های یک منطقه کند، زودتر به آن مسلط خواهد شد. مهارت‌های چابک نیز از دو طرف حمایت می‌کنند. بنابراین بهتر است منطقه روانی را که می‌خواهید به آن برسید، انتخاب کرده و به طور همزمان شروع به تمرین تمام مهارت‌های مورد نیاز برای آن منطقه و همه مناطق قبلی کنید.
البته خیالتان راحت باشد که همیشه می‌توانید نظر خود را تغییر دهید. مثلا هیچ مشکلی ایجاد نمی‌شود اگر با یک منطقه شروع کنید و بعد از مدتی، منطقه دیگری را هدف قرار دهید. اما این فرآیند به زمان بیشتری نیاز دارد.
همان طور که یک تیم به تمرین مهارت‌های خود می‌پردازد، روانی آنها نیز توسعه پیدا می‌کند. در واقع، به جای پیشرفت منظم مهارت‌ها از یک منطقه به منطقه دیگر، مهارت‌ها به طور موازی و همزمان در همه مناطق توسعه می‌یابند. به این ترتیب شما می‌توانید نشانه‌های موفقیت را به سرعت مشاهده کنید. اما ممکن است روان بودن و قابلیت اطمینان واقعی شما را دچار سردرگمی کند، چرا که مهارت‌ها بالا می‌روند، جلو و عقب می‌روند و با سرعت‌های مختلف پیشرفت می‌کنند.
یکی از بزرگ‌ترین عواملی که بر روانی تیم‌ها تاثیر می‌گذارد، پشتیبانی سازمانی است. سازمانی که بدون ارائه پشتیبانی مناسب انتظار اجایل فلوئنسی یا روان بودن دارد، بدون شک نا امید خواهد شد. علاوه بر این، حمایت ناکافی، نوعی فرهنگ شرکتی بدبینانه ایجاد می‌کند که مانع پیشرفت می‌شود. بنابراین قبل از شروف فرآیند اجایل فلوئنسی، مطمئن شوید که سازمان شما برای ارائه خدمات پشتیبانی مورد نیاز آمادگی کافی دارد.
یکی از بزرگ‌ترین سرمایه گذاری‌هایی که لازم است سازمان شما انجام دهد، برنامه ریزی زمانی است. روان سازی واقعی، معمولا بیشتر از آنچه انتظار دارید، طول می‌کشد. معمولا در تیم‌های مربیگری، حدود 2 تا 6 ماه طول می‌کشد تا یک تیم در منطقه تمرکز مسلط شود. بسته به میزان بدهی فنی، رسیدن به منطقه تحویل نیز 3 تا 24 ماه زمان می‌برد. همچنین، بسته به اعتماد سازمانی و تمایل به تغییر ساختار گزارش دهی، روانی بهینه سازی نیز ممکن است 1 تا 5 سال طول بکشد.
عوامل از دست دادن اجایل فلوئنسی چیست؟
معمولا به ندرت اتفاق می‌افتد که تیم‌های با ثبات تسلط خود را از دست بدهند. در این بخش علل از دست دادن اجایل فلوئنسی یا روانی را بررسی می‌کنیم:
شایع‌ترین علت از دست دادن روانی چابک یا مدل اجایل فلوئنسی، زمانی است که مدیریت جدید احساس می‌کند که رویکردهای چابک با دیدگاه آنها مطابقت ندارد. بدون حمایت سازمانی و توانایی برای ادامه تمرین آموخته‌ها، تسلط تیم به سرعت از بین می‌رود. این موضوع، اغلب با از دست دادن روانی سازمان یا اجایل فلوئنسی در سازمان همراه است.
یکی دیگر از دلایل مرتبط با کاهش روانی در سازمان، گردش مالی است. تیمی که تعداد زیادی از اعضای خود را به دست می‌آورد یا از دست می‌دهد، ممکن است در حفظ آموخته‌های خود دچار مشکل شود. این یک مشکل خاص برای سازمان‌هایی است که برای هر پروژه تیم‌های جدید جمع آوری می‌کنند.
رشد سریع و فرآیندهای تحمیلی، یکی دیگر از علت‌های از دست دادن اجایل فلوئنسی است. سازمان‌های موفق معمولا با این مشکل مواجه می‌شوند. هنگامی که کسب و کارها کوچک هستند، اغلب به صورت غریزی در مناطق بهینه سازی و تقویت فعالیت می‌کنند. هنگامی که یک سازمان شروع به رشد می‌کند، معمولا فرآیندهایی معرفی می‌شوند که به طور تصادفی به فرآیندهای اصلی آسیب می‌زنند.
همچنین، سازمان‌هایی که با استفاده از ایده‌های چابک در تیم‌های فردی موفق بوده‌اند، گاهی اوقات چارچوب مقیاس پذیری را به تیم‌های خود تحمیل می‌کنند. اکثر این چارچوب‌ها فقط جهت پشتیبانی از تسلط تمرکز طراحی شده‌اند. برخی نیز بیشتر برای ایجاد جذابیت‌های مدیریتی طراحی شده‌اند تا برتری چابک. این موضوع، حفظ و توسعه روانی در مناطق بعدی را دشوار و پیچیده می‌کند.
و در انتها…
امروز راجع به مدل اجایل فلوئنسی (Agile Fluency) صحبت کردیم و گفتیم اجایل فلوئنسی یا روانی چابک، نتیجه سرمایه گذاری در یادگیری است، همچنین به مواردی همچون ساختارهای مدیریتی، روابط و فرهنگ سازمانی نیز بستگی دارد. هر چند که تیم‌ها مسیر اجایل فلوئنسی یا روانی چابک را طی می‌کنند، اما این سازمان است که تعهد این سفر را بر عهده دارد.
