BPMS چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است؟

زمان مطالعه: 10 دقیقه

مجموعه اقدامات و فعالیت‌هایی که هر سازمان و کسب و کاری به اجرا در می‌آورد تا به اهداف مشخص شده دست پیدا کند، تحت عنوان فرایند کسب و کار شناخته می‌شود. اما چطور می‌توان این فرآیندها را کارآمد ساخت؟ چه ابزار و راه‌حلی برای مدیریت این فرایندها وجود دارد؟ خب پاسخ همانطور که از عنوان مشخص است، سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS است. در این مقاله قصد داریم به تفصیل توضیح دهیم BPMS چیست و چطور در سازمان استفاده می‌شود.

پیش از ورود به بحث یک مثال می‌زنیم تا مفهوم بی پی ام اس و ضرورت آن درک شود. حتما برای شما هم اتفاق افتاده که به دلیل بیماری یا جراحت به بیمارستان مراجعه کنید و با مراحل گیج‌کننده و زمانبر پذیرش و بستری مواجه شوید. در صف ایستادن، پر کردن فرم به صورت دستی، پرداخت هزینه و دوباره صف و … . این فرایندهای حوصله سربر و اغلب ناکارامد هر کسی را عصبانی می‌کند، اما راه‌حل دارد.

همه آنچه توصیف کردیم نشان‌دهنده طراحی بد فرایندها و عدم شناخت درست و بهینه‌سازی درست فرایندهای موجود است. خب بیمارستانی که درباره‌اش صحبت کردیم، نیاز به BPMS دارد.  ابتدا ببینیم فرایند چیست؟

فرایند یا Process چیست؟

فرایندهای کسب و کار، مجموعه گام‌های تکرارشونده‌ای هستند که برای دستیابی به بعضی اهداف سازمانی نیاز دارید. نکته کلیدی، “تکرارشونده” بودن است. باید چیزی باشد که بیزنس شما به طور منظم انجام می‌دهد. این می‌تواند آموزش ضمن خدمت کارمندان یا ارسال محصول به مشتری باشد.

فرایند را نباید با پروژه یا تسک اشتباه بگیرید.

پروژه معمولا یک چیز موقتی است. مثلا می‌توانید یک استراتژی بازاریابی برای یک مشتری بسازید. این پروژه شما خواهد شد.

تسک‌ها مراحل خاصی در یک فرایند یا پروژه هستند. یک پروژه می‌تواند شامل 5-6 تسک شود که لازم است در یک توالی تکمیل شوند. یا به طور مشابه، یک پروژه می‌تواند شامل انجام تعدادی تسک شود.

Bpm چیست؟

بی پی ام که مخفف (Business Process Management) به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است، روشی است برای بررسی و کنترل فرایندهایی که در یک سازمان یا ارگان اجرا می‌شوند. در واقع این یک متدولوژی موثر است که در شرایط بحران برای ایجاد اطمینان از اینکه فرایندهای موجود موثر و کارامد هستند، مورداستفاده قرار می‌گیرد.

اصطلاح مدیریت فرایندهای کسب و کار، شامل چگونگی بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسب و کار می‌شود تا اطمینان حاصل شود فرایندها به خوبی پیش می‌روند و به مرور بهتر می‌شوند.

Bpm چه نیست؟

• بی پی ام یک محصول نرم‌افزاری نیست. در واقع ابزارهای بی پی ام است که به اجرای استاندارد و خودکار فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند.
• بی پی ام مدیریت تسک (task management) نیست. مدیریت تسک یا پروژه در واقع مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیت‌هاست. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند جیرا (Jira)، آسانا (Asana) یا ترللو (Trello) به مدیریت تسک‌ها و پروژه‌ها کمک می‌کنند. اما مدیریت فرایندهای کسب و کار، بیشتر بر فرایندهای تکراری و متداوم تمرکز دارد که از یک الگوی قابل پیش‌بینی یا مدیریت پروژه پیروی می‌کنند.

BPMS چیست؟

نرم‌افزار بی پی ام یا همان bpms یک ابزار اتوماسیون فرایند است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرایندهای هر روزه را بررسی کنید تا گلوگاه‌های موجود را شناسایی و کم کنید، هزینه‌های شرکت را کنترل کنید، فرایندهای روتین را تا جای ممکن کارامد سازید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل کنید.

نرم‌افزار بی پی ام در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرایندهای کسب و کار نیز نقش دارد. این ابزار به عنوان یک سیستم شرکتی جهت ادغام اپلیکیشن‌ها، کارها و داده‌ها و ادغام جریان داده‌ها و تسک‌ها بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها آغاز به کار کرد.

فرایندهای کسب وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکررا توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند. این فرایندها یک برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. می‌تواند هر چیزی را شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار. نرم‌افزار bpm ابزاری است که به شما در تسلط بر این فرایندها کمک می‌کند.

برای اینکه به بهترین نتیجه مشابه منتها بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.

این کاغذبازی‌ها، توده‌ای اسناد و کاغذها بر جای می‌گذارد، و هر بار که چیزی را می‌خواهید تغییر دهید چه سی آر ام باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.

اما نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را بر چیزهای مهمتر متمرکز می‌کند: متمرکزسازی فرایندهای به روز.

مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار (bpms)

مدیریت فرایندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند به سمت تحول دیجیتالی قدم بردارند و کمک می‌کند اهداف سازمانی بزرگتر را درک کنند. در ادامه خواهیم گفت مزایای BPMS چیست :

چابکی بیشتر کسب و کار

تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان باید همگام با شرایط بازار باشد. بی پی ام به سازمان‌ها اجازه می‌دهد فرایندهای کسب و کار، تغییرات اجرایی را موقتا متوقف کنند و سپس دوباره اجرا کنند. اصلاح جریان کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آنها، فرایندهای کسب و کار را قادر می‌سازد بیشتر واکنش‌گرا باشند و به سازمانها بینش عمیق‌تری در مورد تاثیراتی که اصلاح فرایندها دارد، می‌بخشد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها

ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار گلوگاه‌ها را از بین می‌برد که خود سبب کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. تاثیر آن می‌تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع‌تر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها می‌شود. ابزار بی پی ام همچنین می‌تواند منابعی جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این، هزینه‌ها را نیز کم می‌کند و منجر به افزایش سود می‌شود.

کارایی بالاتر

یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارایی فرایندها فراهم می‌کند. مسئولین فرایندها با داشتن اطلاعات درست می‌توانند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی اختصاص دهند. اتوماسیون و حذف تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار می‌افزاید.

دید بهتر

نرم افزار bpm ضمن اینکه نظارت در لحظه بر معیارهای عملکردی کلیدی را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم می‌کند. این، سبب افزایش شفافیت می‌شود که به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرایندها در عین پیگیری خروجی‌ها می‌انجامد.

تطبیق، ایمنی و امنیت

یک بی پی ام جامع تطابق سازمان با استانداردها را تضمین می‌کند و با قوانین جدید به روز می‌شود. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین می‌تواند ایمنی و امنیت که توسط رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‌شود را تامین کند. درنتیجه، سازمان‌ها می‌توانند کارمندان خود را به حفاظت از دارایی‌های سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، دزدی یا گم شدن، تشویق کنند.

چرا سازمانها از BPM استفاده می‌کنند؟

شرکت‌های بزرگ و کوچک گرچه چالش‌های مختلفی را تجربه می‌کنند، اما در برخی مشکلات مشترکند. از جمله:

• پیگیری فرایندهای دستی و کاغذی دشوار است
• زمان زیادی برای بررسی داده‌ها، پیدا کردن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آنها صرف می‌شود
• محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه‌ی تایید یا فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام می‌شود
• طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات نادرست یا گم شده
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری فایل‌های کاغذی
• امکان رخنه اغیار در اطلاعات
• عدم گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ی تایید
• نیاز به بررسی رویه‌ها برای انطباق با قوانین

همه این مشکلات توسط BPMS قابل رفع شدن است.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)

سیستم‌های بی پی ام اس می‌توانند بر اساس هدفی که دنبال می‌کنند، طبقه‌بندی شوند. از این رو، سه نوع مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد:

Bpm سیستم محور (System-Centric BPM یا Integration-Centric BPM)

این نوع سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، فرایندهایی را کنترل می‌کنند که در درجه اول به سیستم‌های کسب و کار موجود وابسته‌اند (مانند HRMS، CRM، ERP) بدون درگیر شدن زیاد نیروی انسانی. نرم‌ افزار BPMS سیستم محور، یکپارچگی گسترده و دسترسی API دارد که آن را قادر می‌سازد فرایندهای کسب و کار سریع و کارآمد ایجاد کند. نمونه فرایندهای یکپارچه محور، بانکداری آنلاین است که می‌تواند شامل سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف باشد که کنار هم قرار می‌گیرند.

 BPM با محوریت نیروی انسانی (Human-Centric BPM)

این نوع بی پی ام در درجه اول نیروی انسانی را موردتوجه قرار می‌دهد و توسط عملکردهای اتوماسیون مختلف پشتیبانی می‌شود. این نوع فرایندها ابتدا توسط نیروی انسانی اجرا می‌شوند و اتوماسیون به راحتی نمی‌تواند جایگزین آنها شود. اغلب، تاییدیه‌ها و تسک‌های زیادی دارند که توسط اشخاص انجام می‌شوند. نمونه بی پی ام با محوریت نیروی انسانی شامل ارائه خدمات به مشتری، رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار، انجام فعالیت‌های تجارت الکترونیکی و پر کردن گزارش هزینه‌هاست.

حال که دانستیم BPMS چیست، نحوه کار این نرم‌افزار و اجرایی شدن آن را موردبررسی قرار می‌دهیم.

چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)

گام اول: طراحی

تحلیلگران بیزنسی در این مرحله ابتدا اصول و قواعد کسب و کار موجود را بررسی می‌کنند، با ذینفعان مختلف مصاحبه می‌کنند و خروجی‌های موردنظر خود را با مدیریت به بحث می‌گذارند. هدف مرحله طراحی فرایند، دستیابی به فهمی از قواعد کار است و اطمینان از اینکه آیا نتایج با اهداف سازمانی همسو است.

گام دوم: مدلسازی

مدلسازی به شناسایی، تعریف و بازنمایی فرایندهای جدید جهت پشتیبانی از قواعد کاری موجود برای ذینفعان مختلف اشاره دارد.

گام سوم: اجرا

فرایندهای کسب و کار ابتدا با گروه کوچکی از کاربران تست می‌شود، سپس به همه کاربران ارائه می‌شود. در مورد جریان کاری خودکار، ابتدا فرایند را به طور مصنوعی اجرا کنید تا خطاها به حداقل برسد.

گام چهارم: نظارت

تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و پیگیری سنجه‌ها بر اساس آنها با استفاده از گزارش‌ها یا داشبوردها. باید تمرکز بر شاخص‌های کلان یا خرد باشد، فرایند کامل در مقابل بخش‌بندی‌های فرایند.

گام پنجم: بهینه‌سازی

با وجود یک سیستم گزارش‌گیری کارآمد، سازمان می‌تواند عملیات را به طور موثری به سمت بهینه‌سازی یا بهبود فرایند، هدایت کند. بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPO) در واقع طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار است تا از این طریق کارایی فرایندها بهبود یابد و ساده‌سازی شود و فرایندهای کسب و کار هر فرد با یک استراتژی جامع همسو شود.

اما برای اجرا کردن موفق نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید ابتدا چک لیست زیر را اجرایی کنید:

1. انتخاب پلتفرم
2. انتخاب فرایند
3. شناسایی مالک فرایند
4. تنظیم بنچ مارک
5. نمودارسازی جریان کاری
6. درگیر کردن همه ذینفعان
7. رهبری کردن جریان کاری BPM خود
8. تسهیل یکپارچه‌سازی
9. آموزش کاربران
10. اندازه‌گیری و بهینه‌سازی

سوال این است که به عنوان یک سازمان یا کسب و کار، بهترین  زمان استفاده از BPMS چه زمانی است؟

چه زمان سازمان باید از بی پی ام اس استفاده کند؟

در موارد زیر اجرای بی پی ام می‌تواند سود بالایی برای شرکت به ارمغان بیاورد:

• فرایندهای پویا که نیازمند تغییرات انطباقی نظارتی هستند، مانند یک تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری پس از تغییرات در قوانین مالی و حریم خصوصی.
• فرایندهای پیچیده کسب و کار که نیازمند هماهنگی بین چندین واحد و بخش بیزنسی، دپارتمان‌های عملی یا کارگروه‌هاست.
• فرایندهای ماموریتی قابل اندازه‌گیری که به طور مستقیم یک معیار عملکردی حیاتی را بهبود می‌بخشد.
• فرایندهای بیزنسی که برای تکمیلشان نیازمند یک یا چند اپلیکیشن هستند.
• فرایندهای کسب و کار به استثنای آنها که به صورت دستی انجام می‌شوند و یا مستلزم چرخش سریع هستند.

با توجه به مواردی که گفته شد، نوع نرم افزار بی پی ام اس که برای کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، بسیار اهمیت دارد و در تهیه و انتخاب آن باید دقت لازم را به خرج دهید.

در ادامه به ویژگی‌های بی پی ام اس خوب می‌پردازیم.

معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست ؟

در هنگام جستجوی بی پی ام اس‌ها در اینترنت و انتخاب و خرید یکی از آنها، بررسی کنید که نرم‌افزار انتخابی شما ویژگی‌های زیر را دارا باشد:

ابزار نمودارسازی فرایند بصری

ابزار طراحی فرایند بصری، کاربر بیزنس شما را کمک می‌کند، زیرا کاربران اغلب فرایندها را بهتر از حتی برنامه‌نویسان داخلی سازمان یا تیم داخلی IT درک می‌کنند.

طراحی کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop)

نرم‌افزار بی پی ام انتخاب کنید که طراحی فرم‌ها را آسان سازد. ابزارهای پیچیده طراحی فرم می‌توانند کارمندانتان را از پذیرش کامل ابزار BPM شما بازدارد.

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات بیزنسی در فرم‌ها و اسناد از حساسیت بالایی برخوردار است. بنابراین بی پی امی انتخاب کنید که با استفاده از دسترسی گزینشی، از اطلاعات محافظت کند.

پشتیبانی موبایل

اطمینان حاصل کنید که ابزار شما حداقل از اندروید و IOS پشتیبانی می‌کند. بیشتر BPMهای ابری این قابلیت را ارائه می‌دهند.

حال بیایید نگاهی بیندازیم به بهترین نرم افزارهای BPM دنیا و آنها را با هم مقایسه کنیم.

5 نرم افزار BPM برتر دنیا

نام برند	موردعلاقه‌ی	طراحی فرایند	سهولت اجرایی	قیمت‌گذاری	پشتیبانی
Nintex	کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، شرکت‌های سرمایه‌گذاری	مبتنی بر مرورگر، طراحی خلاقانه	نرم‌افزار نصبی	پیش فاکتور	هیچ (منبع باز)
Process Maker	شرکت‌ها، دولت‌ها و سازمان‌هایی که دنبال مقیاس سازمانی هستند	BPMN 2.0	نسخه‌های مختلف نرم‌افزار نصبی و ابری	شروع از ماهانه 1000 دلار (تعداد نامحدود کاربر)	فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت
Kissflow	کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، بازار میانی	رابط درگ اند دراپ مبتنی بر نیروی انسانی	مبتنی بر اَبر	شروع از 390 دلار	فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت
Bizagi	کسب و کار های کوچک و متوسط (SMB)، بیزنس‌های مدیوم و شرکت‌های سرمایه‌گذاری	مدل‌ساز BPMN بیزاجی	نرم‌افزار نصبی، ابری	لایسنس کاربری سالانه 800 دلار+ 134 دلار هزینه نگهداری (یا) یکسال مجوز کاربری سالی 311 دلار	رایگان برای پشتیبانی پایه یا پریمیوم به ازای هزینه اضافی
Zoho Creator	فریلنسرها، کسب و کارهای کوچک و متوسط و شرکت‌های سرمایه‌گذاری	سازنده اسنیپت برای کد درگ اند دراپ	مبتنی بر وب، نرم‌افزار نصبی یا می‌تواند خودمیزبان باشد	ماهانه 5 تا 15 دلار برای هر کاربر (بسته به نقشه مجوز)	ایمیل، تلفن، آموزش، تیکت

سخن آخر

طبق تحقیقات، بازار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) در سال 2019 ارزشی حدود 3.38 میلیارد دلار داشت و انتظار می‌رود تا سال 2025 به 4.78 میلیارد دلار برسد. با توجه به رشد این بازار، ادغام اتوماسیون و اینترنت اشیا (IoT) با BPM بیشتر خواهد شد.

در فضای اقتصادی نامطمئن امروز، سازمان‌ها به دنبال بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه بهتر هستند. با بالا رفتن این تقاضاها، تقاضا برای نرم افزار BPM نیز روز به روز بیشتر و بیشتر می‌شود. از این رو آینده BPM امیدوارکننده است و در کنار تکنولوژی‌هایی چون RPA (اتوماسیون فرایندهای رباتیک) و ربات‌ها و ماشین یادگیری در حال پیشرفت است.

اگر هنوز برای شرکت یا سازمان خود BPMS انتخاب نکرده‌اید، حالا وقتش است. انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار تصمیم مهمی برای هر شرکتی است که می‌خواهد فرایندهای خود را بین تسک‌های سیستم و نیروی انسانی ساده‌سازی کند. حتما پلتفرمی انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما پتانسیل آن را داشته باشد.

امیدواریم این مقاله دیدگاه جامع و کافی در خصوص نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به شما داده باشد. باید بدانید که مفاهیم و اصطلاحات این حوزه بیش از مواردی است که در این متن آمده، به این خاطر مقالات دیگری نیز در اختیار شما قرار داده‌ایم که دانش شما را در حوزه BPM افزون کند. تلاش ما این است که ضمن معرفی بی پی ام اس و چیستی آن، شما را در تهیه بی پی ام اس مناسب یاری کنیم.