در مطالب قبلی با مفاهیم kpi و okr آشنا شدیم. به طور کلی باید بگوییم OKR و KPI دو سیستم کاملا متفاوت برای تعیین اهداف و اندازه‌گیری نتایج هستند، هر چند گاهی اوقات می‌توانند کاملا به هم شبیه باشند. در این مقاله قصد داریم تفاوت kpi و okr را بررسی کنیم.
اما پیش از پرداختن به تفاوت kpi و okr لازم است این دو مفهوم را به طور مختصر شرح دهیم.
Okr چیست؟
Okr مخفف عبارت Objectives and Key Results و به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. این سیستم ضمن تعیین اهداف، ابزاری برای اندازه‌گیری نتایج نیز به شمار می‌رود. OKR ها معمولا به وسیله مدیران سازمان تنظیم می‌شوند و همه افراد سازمان موظف به دنبال کردن آن‌ها هستند. به این ترتیب همه در یک مسیر قرار می‌گیرند.
این متغیر قابل اندازه‌گیری نشان می‌دهد یک سازمان یا شرکت (با هر نوع استراتژی) تا چه اندازه به اهداف مهم و کلیدی خود نزدیک شده است.
توجه داشته باشید که OKR شما باید همیشه نوعی معیار برای اندازه‌گیری داشته باشد، در غیر این صورت دستیابی به اهداف امکان‌پذیر نخواهد بود.
چرا اندازه‌گیری نتایج مهم است؟
کارشناسان معمولا توصیه می‌کنند برای هر واحد تولیدی بین 2 تا 5 نتیجه کلیدی در نظر گرفته شود. اگر بیش از این مقدار در نظر بگیرید، اهداف پیچیده می‌شوند و کم‌تر به یاد شما می‌مانند. بهتر است معیارها را طوری انتخاب کنید که هم مکمل هم باشند و هم در مقابل هم.
به عنوان مثال، اگر فقط میزان خرید مشتری را در نظر بگیرید و به حفظ مشتری توجهی نکنید، نشان داده‌اید که فقط به فکر جذب مشتری بوده‌اید و راضی نگه داشتن او برایتان اهمیتی ندارد.
برای آشنایی بیشتر با الگوریتم OKR، مقاله Okr چیست را بخوانید.
KPI چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator و نوعی متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک سازمان یا شرکت (با هر نوع استراتژی که در نظر گرفته است)، تا چه اندازه به اهداف کلیدی و مهم خود نزدیک شده است.
KPI ها برای ارزیابی عملکرد یک سازمان، برنامه، پروژه، فعالیت و… در طول زمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. شاخص‌هایی که در نظر می‌گیرید باید با اهداف استراتژیک مجموعه مرتبط بوده و همچنین قابل اندازه‌گیری باشند.
هر چند که ایجاد و طراحی kpi های کیفی امکان‌پذیر است، اما چندان توصیه نمی‌شود زیرا ساختار کیفی منجر به تفسیر سلیقه‌ای اطلاعات و سردرگمی می‌شود. اما در صورتی که با نرم افزار kpi ، آن‌ها را به شکل کمی و قابل اندازه‌گیری تهیه کنید، افزودن مقدار کمی و فراهم کردن شرایط مقایسه عملکرد برای هر چیزی که اندازه‌گیری می‌کنید، ساده‌تر می‌شود.
بهتر است بدانید، معیار اندازه‌گیری KPI محدود به نوع خاصی از مشاغل نیست و برای همه انواع کسب و کار، چه سنتی و چه مدرن باید وجود داشته باشد. اما شاخص‌هایی که در هر کدام از انواع کسب و کارها در نظر گرفته می‌شود، متفاوت است. مثلا در مورد نحوه محاسبه kpi ، در کسب و کارهای سنتی بیشتر kpi های مالی مدنظر است و در کسب و کارهای مدرن بیشتر به شاخص‌هایی مانند نرخ تبدیل، نرخ نصب اپلیکیشن و… توجه می‌شود. همچنین توجه داشته باشید که سازمان‌ها در مقاطع زمانی مختلف kpi های متفاوتی دارند، به بیان دیگر، این شاخص‌ها در طول زمان تغییر می‌کنند.
شما می‌توانید در مقاله KPI چیست و چرا لازم است، به طور کامل با مفهوم شاخص کلیدی عملکرد آشنا شوید.
تفاوت kpi و okr چیست؟
اما شاخص کلیدی عملکرد و اهداف و نتایج کلیدی چه تفاوتی با هم دارند؟
- کلمه Key یا حرف K در KPI و OKR تنها تفاوت اساسی و واقعی این دو مفهوم به شمار می‌رود. KPI ها معیارهای مهمی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند اما سایر متریک‌های تعیین شده (غیر از KPI)، هر عددی است که شما مشاهده می‌کنید و طبیعی است که اهمیت کم‌تری دارد. به بیان دیگر، استفاده از KPI ها به این دلیل است که شما را قانع کند تا موارد بسیار مهم (شاخص‌های کلیدی) را از سایر موارد جدا کنید. مثلا اگر شما 50 تا KPI داشته باشید، در واقع فقط تعدادی زیادی شاخص دارید. بنابراین برای تسلط بیشتر به شرایط و عملکرد مناسب‌تر، بهتر است در OKR نتایج کلیدی عملکرد را محدود کنیم. مثلا در نظر گرفتن 1 هدف با 5 نتیجه کلیدی.
- همان طور که اشاره کردیم، KPI تعدادی شاخص است که وضعیت کسب و کار و یا به طور دقیق‌تر سلامت کسب و کار را نشان می‌دهد. در حالی که OKR مفهومی مستقل از شاخص‌های کلیدی است.
- اما دیگر تفاوت kpi و okr، این است که اساس سیستم OKR مبتنی بر هدف گذاری چابک است که در ضمن آن تعدادی از هدف‌های مهم سازمان در یک بازه زمانی مشخص تعیین می‌شود. معمولا برای OKR دو افق زمانی کوتاه مدت (3 ماهه) و بلند مدت (1 ساله) در نظر می‌گیرند. در واقع با OKR اولویت‌هایی تعیین می‌شوند که سازمان باید بر آن‌ها تمرکز کند. اما سایر کارها (غیر از اولولیت‌ها) کارهای روزانه و همیشگی هستند که بر اساس KPI و طبق روال مشخصی انجام می‌شوند.
- در سیستم OKR یک هدف کیفی اصلی در نظر گرفته می‌شود که هیچ عدد و رقمی برای آن وجود ندارد. به عنوان مثال اگر می‌خواهیم فروش افزایش پیدا کند، افزایش فروش را به عنوان هدف اصلی و تعدادی نتایج کلیدی کمی را به عنوان زیرمجموعه هدف اصلی در نظر می‌گیریم. وقتی سازمان به نتایج کلیدی که در نظر گرفته است، برسد، هدف اصلی محقق خواهد شد.
- در زمینه تفاوت kpi و okr، به طور کلی می‌توانیم بگوئیم KPI یک شاخص است، در حالی که OKR یک سیستم و چارچوب است که معمولا زمانی استفاده می‌شود که KPI مشکلی دارد و یا زمانی که قصد داریم کار جدیدی انجام دهیم که قبلا در KPI نبوده اما اکنون اولویت سازمان ما محسوب می‌شود.
- الگوریتم اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، برای دنبال کردن همه فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید، نیست. وقتی سازمان‌ها یا حتی افراد می‌گویند، قادر نیستند OKR خود را پیدا کنند، چون انجام کارهای روزانه جلوی آن‌ها را می‌گیرد، به این معنی است که آن‌ها درک درستی از اهداف و نتایج کلیدی ندارند. یک OKR خوب شما را مجاب می‌کند که فعالیت‌های کم اولویت را مجددا بررسی و ارزیابی کنید و آن‌ها را کاهش دهید، ماشینی کنید، برون سپای کنید و… تا بتوانید بر آن‌چه واقعا اهمیت بیشتری دارد تمرکز کنید.
و در انتها…
در این مطلب راجع به تفاوت kpi و okr صحبت کردیم. اگر به نظر شما نتایج کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، یکسان و مشابه به نظر می‌رسند، این را بدانید که یکی از آن‌ها نتیجه و دیگری معیار است. هر چند این دو مفهوم در بخش‌های زیادی همپوشانی دارند اما همان طور که اشاره کردیم، با هم کاملا متفاوت‌اند و هر کدام کاربردهای خاص خود را دارند.
