با مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) آشنا شویم

زمان مطالعه: 8 دقیقه

موضوع مطلب امروز راجع به چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان چرخه عمر bpm است. امروز به شما خواهیم گفت برای پیاده سازی مدیریت فرآیند در سازمانتان چه مراحلی را باید طی کنید.

مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟

همان طور که در مطالب قبلی اشاره کردیم، BPM یک رویکرد سیستماتیک است که سازمان‌ها از آن برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای استاندارد کسب و کار استفاده می‌کنند.

این سوال را که «چه کسی، چه کاری را در چه زمانی و با چه ابزاری انجام می‌دهد؟» می‌توانید به راحتی با BPM پاسخ دهید. زیرا تمام حوزه‌های یک سازمان، یعنی کارکنان، سیستم‌ها، مشتریان، تامین کنندگان و شرکا را شامل می‌شود. بنابراین، با BPM می‌توانید تمام فرآیندها را تعریف کرده و آنها را به طور شفاف منعکس کنید.

اما در صورتی که فرآیندها سازماندهی نشده باشند، کسب و کار شما برای مشکلات و اختلالات احتمالی، آمادگی لازم را به دست نمی‌آورد و در معرض شکست قرار می‌گیرد. برای حل این مسئله، کسب و کارها باید تاثیر شکست‌های فرآیندی را درک کرده و در اجرای چرخه عمر مدیریت کسب و کار تلاش کنند.

چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

همه سازمان‌ها (بدون در نظر گرفتن اندازه آنها)، فرآیندهایی دارند که می‌تواند بهبود پیدا کند، اما بسیاری از آنها برای انجام این کار به تخصص فرآیند دسترسی ندارند. درک دقیق و کامل BPM، به شما کمک می‌کند تا به دنبال افزایش کارایی فرآیند، بتوانید درست و آگاهانه تصمیم بگیرید. فعالیت‌های مختلف BPM را می‌توانید در یک حلقه کنترل که جزء مرکزی مدیریت فرآیند است، نشان دهید. این موضوع، با ارائه بینشی دقیق از چشم انداز فرآیند، پتانسیل بهینه سازی را آشکار می‌کند.

از آنجا که کسب و کارها به صورت پویا و مستمر، به تنظیم فرآیندها و اهداف تجاری خود می‌پردازند تا آنها را بهینه سازی کنند، مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار یا چرخه عمر BPM نیز به طور مکرر اجرا می‌شود.

چرخه حیات  مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندی شامل 5 مرحله است که در ادامه به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم:

1. طراحی

در آغاز کار، سازمان شما ذینفعان و فرآیندهای کمتری خواهد داشت و تنظیم و اجرای فرآیندهای کسب و کار برای شما بسیار ساده خواهد بود. اما گسترش فرآیندها، آنها را در قالب الگوهای قابل پیش بینی قرار می‌دهد.‌ تیم‌های کسب و کار نیز دیگر نمی‌توانند فرآیندها را مدیریت کنند. چرا که تمرکز نیروی انسانی بر روی چنین فرآیندهای گسترده و یکنواختی منجر به بروز خطا و ایجاد مشکل خواهد شد.

مدیریت فرآیند کسب و کار، به شما امکان می‌دهد که یک فرآیند را به وظایف کوچکتر تقسیم کرده و هر فعالیت را به ذینفع مربوطه اختصاص دهید. قابلیت جمع آوری داده‌ها در هر مرحله و گسترش آنها در طول چرخه عمر فرآیند، BPM را به یک راه حل جامع برای مدیریت فرآیندها تبدیل می‌کند.

این به شما کمک می‌کند تا ضمن اجرای بدون نقص فرآیندها، قوانین تجاری را نیز به خوبی رعایت کنید. همچنین، استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) می‌تواند اختلالات و مشکلات ایجاد شده هنگام تغییر در فرآیندها یا افزودن فرآیندهای جدید را برطرف کند.

بنابراین، در مرحله اول از چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای موجود مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند. علاوه بر این، اهداف خاصی تعریف شده که قرار است در نتیجه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به آن برسید.

همه می‌دانیم که یک سازمان دارای فرآیندهای تجاری، دائما در حال تغییر است. به عنوان مثال، کارمندان جدید اضافه می‌شوند، ابزارهای جدید خریداری می‌شوند، فرآیندهای قدیمی منسوخ می‌شوند، فرآیندهای جاری نیاز به بهبود پیدا می‌کنند و… طراحی فرآیندهای کسب و کار به شما کمک می‌کند این فرآیندها را شناسایی و مدل‌سازی کنید تا به طور یکپارچه در چارچوب فعلی کسب و کار شما قرار بگیرند.

2. مدل سازی

شما باید یک فرآیند را در قالب دیجیتال نمایش دهید تا تیم‌ها توالی گردش کار را تجسم کنند و موتور گردش کار، دستورالعمل‌های شما را درک کند.

می‌توانید ابتدا فرآیند را روی کاغذ ترسیم کنید و سپس آن را به یک فرآیند دیجیتال تبدیل کنید. در درنهایت، آن را در سیستم جریان داده و اجرا کنید.

مدل سازی فرآیند را می‌توانید به عنوان یک تصویر گرافیکی که مراحل یک فرآیند را به تصویر می‌کشد، در نظر بگیرید. به خاطر داشته باشید که برای کارآمدتر کردن چارچوب فرآیند، باید از این موضوع که اوضاع در حال حاضر چگونه است و در آینده می‌خواهید چگونه باشد، یک درک نسبی داشته باشید. مدل سازی BPM به شما کمک می‌کند این کار را با دید عمیق‌تر در فرآیندهای خود اعمال کنید. می‌توانیم بگوئیم، در مرحله مدل‌سازی، کسب و کار شما فرآیندهای جدیدی را انتخاب می‌کند. سپس، به صورت جداگانه و با توجه به نیازهای خود به توصیف آنها می‌پردازد. بر این اساس فرآیندهای هدف را تعریف می‌کند

3. اجرا کردن

مرحله سوم چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، با عنوان مرحله اجرا، زمانی است که مدل جدید برای انجام فرآیند جدید و مشاهده آن در عمل مورد آزمایش قرار می‌گیرد. شما هنوز نمی‌دانید گردش کار شما بدون خطاست یا نه. بنابراین، قبل از اجرا باید آن را توسط گروه کوچکی از کاربران در یک محیط آزمایشی اجرا کنید.

به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که همه چیز درست و دقیق کار می‌کند و جای هیچ نگرانی وجود ندارد. این موضوع بسیار مهم است، چرا که به ذینفعان اطمینان می‌دهد که این فرآیند قابل اعتماد است.

حتی اگر زمانی که به مداخلات انسانی زیادی نیاز است، این فرآیند همچنان به صورت دستی انجام می شود، بسیار توصیه می شود که از این فرصت استفاده کنید تا فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کنید و از مزایایی بهره مند شوید که به سازمان شما کمک می کند کارآمدتر کار کند.

قبل از پخش زنده برای مخاطبان بزرگ‌تر، توصیه می‌شود که چرخه‌های زیادی از فرآیند را از طریق یک گروه کوچک‌تر اجرا کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی کار می‌کند و هرگونه نگرانی برطرف شده است. این بسیار مهم است زیرا این اطمینان را در همه ذینفعان ایجاد می کند که این فرآیند قابل اعتماد است.

به طور کلی، در این مرحله، فرآیندهای کسب و کار مدل شده، ثبت و مستندسازی می‌شوند. سپس در یک مدل فرآیندی پیاده سازی شده و در سیستم IT داخلی منتشر و اجرا می‌شوند.

اگر کسب و کار شما برای هماهنگ کردن اقدامات با نتایج کلی کسب و کار، سیستم مناسب و موثری در اختیار نداشته باشد، انطباق فرآیند به خطر می‌افتد. برای این منظور می‌توانید از یک BPMS کمک بگیرید و فرصت‌های اتوماسیون گردش کار موثری را برای بهینه سازی بیشتر فرآیندها فراهم کنید.

4. نظارت

در این مرحله از چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندها به طور مستمر پایش و تحلیل می‌شوند. مقایسه مبتنی بر داده از فرآیندهای واقعی با مشخصات هدف مدل‌سازی شده، پتانسیل بهینه سازی را نشان می‌دهد

برای انطباق پایدار فرآیند، لازم است همیشه فرآیندها را زیر نظر داشته باشید. وقتی فرآیندها را در زمان واقعی نظارت و بررسی می‌کنید، می‌توانید ضمن جلوگیری از تنگناهای احتمالی، فرصت‌های بهبود را نیز شناسایی کنید. نظارت بر فرآیند کسب و کار، گامی حیاتی در چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار است. زیرا مزایای زیادی دارد و تنها افرادی که شناخت دقیقی از پتانسیل‌ها و نقاط بحرانی فرآیندهای خود داشته باشند، می‌توانند راه حل‌ها و اقدامات دقیق را استخراج کرده و به بهترین شکل ممکن اجرا کنند.

سازمان‌ها برای اجرای روان و موثر، به تعداد زیادی فرآیند در سراسر عملکرد متکی هستند.

شما نمی‌توانید روند را در جای خود تنظیم و آن را فراموش کنید. نظارت بر اجرای BPM، تضمین می‌کند که کل چارچوب فرآیند شما از آنچه لحظه به لحظه اتفاق می‌افتد، آگاه است و آن را به طور دقیق به فرآیندهای تجاری نهایی تبدیل می‌کند. راه حل‌های BPM، معمولا اسناد و وظایف شما را اسکن می‌کنند تا کارایی آنها را در برابر معیارهای KPI اندازه گیری کنند.

یادتان باشد که شما نمی‌توانید چیزی را که نمی‌توانید اندازه گیری کنید، بهبود ببخشید. نظارت بر فرآیند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا دیدگاه‌های ملموسی برای اثبات کمی و کیفی فرآیندهای کسب و کار خود به دست آورید.

5. بهینه سازی

اکنون زمان اقدام برای بهبود و بهینه سازی فرآیندهاست. با مفاهیم کلاسیک بهینه سازی مانند روش کایزن یا شش سیگما، اهداف شما در زمینه نظارت و بهبود مستمر زمان‌های توان عملیاتی، کارایی هزینه و کاهش نرخ خطا محقق می‌شود.

همچنین، با وجود یک سیستم نظارتی مطلوب و مناسب، می‌توانید عملیات را به سمت بهینه سازی و بهبود فرآیند هدایت کنید. بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، به استفاده از معیارها و اندازه گیری‌های حیاتی برای بازبینی و بهینه سازی فرآیندهای موجود اشاره می‌کند. وقتی در این مرحله از چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای خود را با موفقیت بهینه سازی می‌کنید، تلاش‌های بی نتیجه را به حداقل می‌رسانید، کیفیت خروجی‌ها را افزایش می‌دهید، تطبیق فرآیندها را در نظر می‌گیرید، زمان اجرا را کاهش می‌دهید و هر گونه اصطکاک در فرآیند را از بین می‌برید.

فرآیندهای مستثنی شده (ایزوله) هرگز نمی‌توانند به پیشبرد اهداف سازمانی شما کمک کنند، چرا که در یک چرخه معیوب گرفتار می‌شوند. بهینه سازی چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM به شما کمک می‌کند تا با تلاش در زمینه بهبود مستمر، همسویی فرآیندهای فردی را با اهداف کلی کسب و کار خود تقویت کنید.

همان طور که می‌دانید، یک فرآیند، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای ایجاد یک نتیجه در کنار هم قرار گرفته‌اند. با بهینه سازی کلی فعالیت‌های کسب و کار خود، کنترل بهتری بر حوادث ناگوار و ناکارآمدی‌ها خواهید داشت. خوب است بدانید که بهینه سازی معمولا با کمک تعدادی اتوماسیون فرآیند تجاری و ابزارهای مدیریت فرآیند انجام می‌شود.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

سیستم‌های BPM بر اساس اهدافشان دسته بندی می‌شوند. در این بخش به 3 نوع مدیریت فرآیند کسب و کار اشاره می‌کنیم:

سیستم BPM ادغام محور

این سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، پردازش‌هایی را انجام می‌دهد که در میان سیستم‌های موجود شما مانند HRMS، CRM و ERP قرار دارند، بدون آنکه نیروی انسانی درگیر کنند. یکپارچه سازی سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API است تا بتواند فرآیندهایی را ایجاد کند که ساده‌تر و سریع‌تر حرکت کنند.

سیستم BPM انسان محور

این سیستم برای آن دسته از فرآیندهایی مناسب است که معمولا توسط انسان‌ها انجام می‌شوند. این سیستم عامل‌ها برای ایجاد یک رابط کاربری دوستانه، اعلان‌های آسان و ردیابی سریع، بسیار موثر و کارآمد هستند.

سیستم BPM سند محور

این راه حل زمانی موثر است که یک سند (مانند یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند وجود داشته باشد. سیستم سند محور، فرآیند مسیریابی، قالب بندی، تایید و امضای سند را هنگام انجام فعالیت‌ها از طریق گردش کار امکان پذیر می‌کند.

هرچند که اکثر سیستم‌های چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، می‌توانند شامل عناصر هریک از این موارد باشند، اما معمولا هر کدام بر اساس تخصص منحصر به فرد خود فعالیت می‌کنند.

چرا BPM برای موفقیت کسب و کار شما مهم است؟

از آنجا که فرآیندهای تجاری، هسته اصلی هر سازمان را تشکیل می‌دهد، باید عملکرد آنها بهینه سازی شود تا اهداف تعریف شده را برآورده کرده و در نهایت خود را از رقبا متمایز کنند. راه حل BPM، با یک دیدگاه دیجیتالی از کل کسب و کار، باعث می‌شود که سازمان‌ها به طور مداوم ساختارها و فرآیندهای خود را بررسی کرده و آنها را بهبود ببخشند. همچنین، پتانسیل‌ها و حوزه‌های تجاری جدید را شناسایی و از اطلاعات به دست آمده جهت همسوسازی فرآیندها استفاده کنند. به این ترتیب، آنها با ارائه نیازهای مشتریان به شفافیت کامل در عملیات‌ها دست پیدا خواهند کرد. علاوه بر این، سرعت جریان فرآیند را افزایش می‌دهند و انعطاف پذیری خود را از طریق اتوماسیون تقویت می‌کنند.

این بهینه سازی بهتر و اتوماسیون فرآیندها، خطاها، مشکلات و اتلاف‌ها‌ را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و باعث صرفه جویی در زمان می‌شود.

از آنجا که چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، نشان دهنده پایه‌های اولیه کارایی و بهره‌وری بالاتر در سازمان است، در دراز مدت، برای همگام شدن با زمان و موفقیت در بازار، ضروری به نظر می‌رسد.

و در انتها…

در دنیای به شدت رقابتی امروز، کسب و کارها باید مطمئن شوند که همه فرآیندهای کسب و کارشان به خوبی ارزیابی، بازنگری، به روز رسانی و اجرا شده و در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه می‌شود.

اجرای متدولوژی BPM و تسلط بر چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار، به شما اطمینان می‌دهد که فرآیندهای سازمانتان را کاملا موثر، قدرتمند و دقیق اجرا می‌کنید.