چطور برای تولید محتوا برنامه ریزی کنیم؟

الان فکر می‌کنم نزدیک به سال پنجمی هست که وارد دنیای محتوا در وب فارسی شده‌ام و طبق این تجربه حدودا 5 ساله می‌گویم: هنوز که هنوز است کسب و کار موفقی را ندیدم که از طریق بازاریابی محتوایی به موفقیت رسیده، اما تقویم محتوایی نداشته باشد!

شاید ساخت تقویم محتوا در نگاه اول کمی خسته‌کننده به نظر برسد اما با توجه به صرفه‌جویی زمانی و مالی که در آینده برای‌تان خواهد داشت، واقعا پیشنهاد می‌کنم به این راحتی از کنارش نگذرید! با من همراه باشید تا ببینیم تقویم محتوا چیست، چه انواعی دارد و چطور و البته با کدام ابزار مناسب کاربران فارسی باید آن را بسازیم.

content calendar یا تقویم محتوایی چیست؟

به زبان ساده، تقویم محتوا که یک صفحه آنلاین یا حتی یک برگه مکتوب است، یک برنامه و زمان‌بندی است که مشخص می‌کند باید هر محتوایی در سایت، شبکه‌های اجتماعی و حتی محتواهای‌تان در دنیای غیر آنلاین، در چه زمانی منتشر شود و چه جزئیاتی داشته باشد. به عنوان مثال، در تقویم محتوای سایت سیتی سایت برای این هفته اینطور نوشته شده:

• شنبه: انتشار مقاله تولید محتوا چیست؟
• 1 شنبه: انتشار ویدیو روش راه اندازی کسب و کار اینترنتی در یوتیوب + انتشار استوری در مورد فلان موضوع در اینستاگرام
• 2 شنبه: انتشار مقاله سئو چیست؟ + انتشار پست در مورد تکنیک‌ های افزایش فروش در اینستاگرام
• و… 

تقویم محتوا باید برنامه چند ماهه رسانه‌ها را مشخص کند؟!

در مورد اینکه در تقویم محتوا باید برنامه‌ریزی محتوای چند ماه آینده شود، اختلاف نظرهای زیادی وجود دارد. اما اجازه بدهید من نظر خودم را بگویم:

اصولا کسب و کارهای اینترنتی دائما در حال تغییر استراتژی‌های‌شان هستند. یک روز محصول جدید رونمایی می‌شود، روز دیگر تم محتوا تغییر می‌کند، ماه بعد ناگهان مدیران تصمیم به برندسازی دوباره (ریبرندینگ) می‌گیرند، یک بار اهداف کسب و کار عوض می‌شود و حتی اصلا ممکن است به دلیل جدایی ناگهانی فلان متخصص از شرکت، بخش منابع انسانی تصمیم بگیرند که چند محتوا برای استخدام نیروی جدید منتشر کنند!

این تغییرات ناگهانی در واقع چیزهایی هستند که به ما اجازه نمی‌دهند بخواهیم یک تقویم محتوا با زمان‌بندی خیلی طولانی را بسازیم. خود من ترجیح می‌دهم تقویم محتوا، 45 روزه باشد. به این ترتیب که همیشه در ابتدای هر ماه، محتوای ماه بعد را مشخص کنم و در عین حال 15 روز اضافه هم برنامه‌ریزی کرده باشم تا یک بی‌نظمی کوچک باعث برهم خوردن کل برنامه محتواها نشود.

تقویم محتوا با “تقویم محتوای ماه” چه تفاوتی دارد؟

خب همانطور که متوجه شدید، تقویم محتوا یک سند یا فایل یا صفحه است که به‌شکل مکتوب، مشخص می‌کند در هر روز و تاریخ، باید چه محتوایی و حتی با چه جزئیاتی را در کدام شبکه اجتماعی یا رسانه آنلاین منتشر کنید.

اما در عین حال نوع دیگری از تقویم محتوایی هم وجود دارد که با نام تقویم محتوای ماه شناخته می‌شود! مثلا تقویم محتوای آذرماه سال 1400:

این تقویم، دیگر مربوط به یک برند خاص نیست، بلکه یک تقویم عمومی دقیقا مشابه همان تقویم رومیزی یا دیواری است که در خانه دارید. در این تقویم که آنهم اغلب در یک فایل pdf و توسط سایت‌های سطح وب به رایگان منتشر می‌شود، مناسبت‌های مختلف لیست شده‌اند. مثلا:

• 4 آذر روز مبارزه با خشونت علیه زنان
• 7 آذر روز نیروی دریایی
• 9 آذر جشن آذرگان
• 10 آذر روز ایدز
• و…

در واقع این تقویم به بازاریابان محتوا کمک می‌کند تا بدانند که در هر روز و مناسبت چه محتوایی منتشر کنند. مثلا در سیتی سایت احتمالا ما روز 4 آذر یک استوری در مورد مبارزه با خشونت علیه زنان داشته باشیم، همینطور حواس‌مان هست که روز 16 دی که شهادت حضرت فاطمه است، محتوای شاد و طنز منتشر نکنیم.

در هر حال، ادامه این مقاله در مورد تقویم محتوا یا همان تقویم سردبیری است که در ابتدای مقاله در موردش صحبت کردم نه تقویم محتوای ماه.

آیا برنامه تقویم محتوا همیشه منظم و دقیق است؟

ببینید، پیش‌فرض ما حین برنامه‌ریزی برای زمان‌بندی محتواها در تقویم، این است که همه این محتواها باید دقیقا در زمان مشخص‌شده منتشر شوند. اما این موضوع به این معنی نیست که دیگر ما حق دست بردن در تقویم را نداشته و اصلا انعطاف‌پذیر نباشیم.

چراکه یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های رشد در دنیای رسانه، سوار شدن بر ترندها و موضوعات محبوب است! مثلا همین حالا که در حال نوشتن این مقاله هستم، سریالی به اسم squid game بسیار محبوب شده و هر پستی که به آن مرتبط باشد، در اینستاگرام بسیار دیده می‌شود.

بنابراین ما باید از این موج استفاده کرده و یک یا چند محتوای مرتبط به آن بسازیم تا پست‌های‌مان در اینستاگرام بیشتر دیده شده و مخاطبان زیادی جذب کنیم. خب این موضوع باعث برهم خوردن برنامه تقویم محتوا می‌شود. بنابراین همیشه یادتان باشد که تقویم محتوا قرار نیست الزاما برنامه‌های شما را تعیین کند و قطعا باید انعطاف‌پذیر باشید.

اهمیت تقویم محتوا چیست؟

خب، قبل از اینکه به سراغ مراحل و روش ساخت تقویم محتوایی برویم، اجازه بدهید در مورد مزایای داشتن آن صحبت کنیم. با من همراه باشید.

1_ صرفه‌جویی زمانی

یکی از مهم‌ترین دلایلی که به خاطرش به سراغ تقویم محتوا می‌رویم، این است که حداقل مطمئن‌مان می‌کند قرار نیست برای پیدا کردن سوژه محتوا، به سراغ نقل قول‌های عمومی رفته  و یک پست انگیزشی نامرتبط و بی‌ارزش بسازیم!

در واقع تقویم محتوا با دسته‌بندی کردن ایده‌های ذهنی ما و برنامه‌ریزی، باعث می‌شود در موعد انتشار پست و مقاله، نگران چیزهایی مثل موضوع، آماده بودن و نبودن محتوا و… نباشیم. چنین چیزی نه تنها باعث افزایش کیفیت محتوا می‌شود بلکه با جلوگیری از برهم ریختن برنامه‌ها، باعث صرفه‌جویی زمانی هم خواهد شد.

2_ افزایش مداومت

اگر قبلا تجربه تولید محتوا مخصوصا در شبکه های اجتماعی را داشته باشید، احتمالا می‌دانید که بزرگ‌ترین راز موفقیت در دنیای رسانه، داشتن مداومت است. همینطور احتمالا می‌دانید در اواسط مسیر، هزاران بهانه به وجود می‌آید که نظم تولید محتوا را بر هم زده و به مرور فعالیت‌تان را کاهش بدهد! دو تا از مهم‌ترین بهانه‌هایی هم که باعث جلوگیری از مداومت داشتن‌تان می‌شود، عدم وجود ایده و آماده نبودن محتواست. اما تقویم محتوا باعث می‌شود شما حداقل چند تا از بزرگ‌ترین بهانه‌هایی که از از مداومت داشتن‌تان جلوگیری می‌کند را از دست بدهید و احتمال موفقیت‌تان بیشتر شود.

3_ کاهش اشتباهات!

همین حالا feed یا همان home اینستاگرام‌تان را باز کنید یا اصلا به صفحه اول گوگل روی یکی از کلمات کلیدی حوزه کاری‌تان بروید. بعد هم مقالات چند تا از سایت‌ها را باز کرده یا پست چند تا از پیج‌های اینستاگرامی را مشاهده کنید. به شما قول می‌دهم در یک نگاه 5 دقیقه‌ای، بیشتر از 10 اشتباه تایپی، اشتباه محتوایی، تصویر نامناسب و… مشاهده می‌کنید. یکی از مهم‌ترین دلایل چنین اشتباهاتی که باعث کاهش کیفیت محتوا و رضایت مخاطب می‌شود، عدم زمان‌بندی و برنامه‌ریزی قبلی است که خب تقویم محتوا باعث از بین رفتن این مشکل می‌شود.

4_ جلوگیری از فراموشکاری

خود من بارها حین فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، بعد از انتشار یک پست یا یک رشته استوری، یادم افتاده که قبل از آن قصد داشتم یک کار مهم انجام بدهم. مثلا قبل از انتشار پست باید یک اسلاید به آن اضافه می‌کردم و فلان مناسبت را به مخاطبان تبریک می‌گفتم یا اصلا یک کد تخفیف در آن قرار می‌دادم. در واقع دلیل این فراموشکاری‌ها، نبود یک تقویم محتوای کامل بود که تمامی جزئیات را در آن بنویسم.

5_ افزایش خلاقیت

ببینید، خودتان بهتر از من می‌دانید تا وقتی دغدغه انجام کاری را در ذهن‌مان داشته باشیم، استرس زیادی ایجاد شده و باعث می‌شود نتوانیم با ذهن آزاد به دیگر کارهای‌مان برسیم. حالا تقویم محتوا با راحت کردن خیال شما از رسانه‌های اجتماعی و افزایش تمرکزتان، اجازه می‌دهد خلاق‌تر بوده و به سراغ دیگر راهکارهای رشد بروید. مثلا اینکه برای کامنت مارکتینگ برنامه‌ریزی کنید، ایده‌های جدید انتشار استوری پیدا کنید، برنامه‌ای برای ساخت بک لینک بریزید و… .

6_ مدیریت تیم

مخصوصا در تولید محتوای شبکه‌های اجتماعی، بعضی مواقع یک تیم باید برای ساخت یک محتوا فعالیت کنند! مثلا برای برندهای بزرگ، ممکن است ساخت کاور پست به گرافیست، ساخت ویدیوهای آن به ادیتور، نوشتن سناریو به محتوانویس یا حتی کپی رایتر و… محول شده باشد. حالا در این بین اگر یک تقویم محتوا داشته باشید که همه بتوانند مشاهده‌اش کنند، وظایف‌شان را دائما مشاهده کرده و برای انجام به موقع‌شان برنامه‌ریزی می‌کنند.

مراحل و آموزش ساخت تقویم محتوایی

 

خب به بخش اصلی مقاله رسیدیم. در ادامه مقاله می‌خواهم مراحلی که باید برای ساخت تقویم محتوا طی کنید را به شما توضیح بدهم. با من همراه باشید.

1_ انتخاب ابزار!

اولین قدم برای ساخت یک تقویم محتوا، انتخاب ابزاری است که قرار است روی آن تقویم محتوا را بسازید. در سطح وب ابزارهای زیادی برای ساخت تقویم‌های محتوایی وجود دارد اما در ادامه بهترین ابزارهایی که مناسب کاربران فارسی است را به شما معرفی می‌کنم:

_ ترلو

ترلو در واقع یک ابزار مدیریت پروژه است اما خب اغلب کسب و کارهای اینترنتی بزرگ از آن برای مدیریت محتوا هم کمک می‌گیرند. شما می‌توانید برای پروژه‌های کوچک و حتی متوسط بدون نیاز به پرداخت هیچ هزینه‌ای ترلو استفاده کنید. در ترلو می‌توانید بردها (ستون‌های) مختلفی ساخته، زمان‌بندی محتواها را مشخص کنید، توضیحات لازم را در بردها بنویسید تا دیگر اعضای تیم بخوانند و… . البته ترلو گاهی کاربران ایرانی را اذیت می‌کند و به همین دلیل مجبور می‌شویم بعضی مواقع با فیلترشکن واردش شویم.

_ تسکولو

تسکولو در واقع نسخه ایرانی همین ترلو است، بنابراین یک ابزار مدیریت پروژه محسوب می‌شود. اگر حال و حوصله کار با ابزار انگلیسی‌زبان ترلو را ندارید و البته می‌خواهید خیال‌تان بابت محدودیت‌های ترلو هم راحت شود، خب تسکولو انتخاب خوبی است. مخصوصا که این ابزار هم اجازه می‌دهد برای پروژه‌های کوچک و متوسط بدون نیاز به پرداخت هزینه، با آن کار کنید.

_ نرم افزار اکسل!

بله، شاید کمی عجیب باشد اما یک فایل اکسل هم می‌تواند به عنوان تقویم محتوای کسب و کار شما به کار گرفته شود. کافی است کمی کار با قابلیت‌های اکسل را بلد باشید تا از آن یک تقویم محتوا بسازید. البته ظاهر گرافیکی اکسل و قابلیت‌های آن قطعا به پای دیگر برنامه‌های آنلاین نمی‌رسد.

_ ابزارهای آنلاین گوگل

فکر نکنم در سطح وب جایی باشد که کلمه ابزار را ببینیم اما خبری از ابزارهای گوگل نشنویم! گوگل هم در واقع یک‌سری ابزار آنلاین دارد که در این مسیر می‌توانند کمک‌کننده باشند:

Google Sheets: این دقیقا همان اکسل است، با یک‌سری قابلیت کم‌تر اما به‌شکل آنلاین که می‌توانید تقویم محتوا را روی آن ساخته، با دیگران به اشتراک گذاشته و در صورت نیاز ویرایشش کنید.

Google Calendar: با توجه به وجود قابلیت‌هایی مثل یادآور، این ابزار یکی از بهترین انتخاب‌ها میان ابزارهای آنلاین برای ساخت تقویم محتوایی سایت است.

2_ ساخت بخش‌های تقویم

خب، در ادامه می‌خواهم بخش‌های مختلفی که یک تقویم محتوا دارد را به شما توضیح بدهم. البته این مثال از یک نمونه تقویم محتوای نسبتا حرفه‌ای است و شما می‌توانید با توجه به نیازهای‌تان و ابزاری که انتخاب کرده‌اید، گزینه‌هایش را کم و زیاد کنید. پیش‌فرض من این است که شما ابزاری مثل ترلو یا تسکولو را انتخاب کرده‌اید.

_ سند استراتژی محتوایی

اصولا کسب و کارهای اینترنتی موفق، یک سند استراتژی محتوا دارند. این سند می‌تواند یک یا چند فایل pdf باشد. موضوعات آنهم چیزهایی شامل اطلاعات مخاطبان (پرسونای مخاطب) قیف بازاریابی، اصول تولید محتوای برند و… است. با توجه به گسترده بودن این موضوع، پیشنهاد می‌کنم اگر الان در موردش اطلاعاتی ندارید، فعلا بقیه بخش‌ها را بسازید، سپس در آینده در مورد استراتژی محتوا اطلاعات کسب کرده و تقویم را ویرایش کنید.

_ ایده‌ها

پیشنهاد می‌کنم یک ستون یا بخش از تقویم محتوا را برای ایده دادن قرار بدهید. در این بخش تمامی اعضای تیم ایده‌های‌ جدیدشان در مورد محتواهای آینده را می‌نویسند و سپس مدیر محتوا بعد از تحقیق و بررسی، آن را برای انتشار زمان‌بندی می‌کند.

_ رسانه

خب، اگر از ابزارهای قدرتمندی مثل ترلو استفاده می‌کنید، باید ستون‌هایی در تقویم شما وجود داشته باشد که هر کدام مربوط به یک رسانه است. مثلا سایت، اینستاگرام، یوتیوب و توییتر. بخش‌هایی که در ادامه می‌گویم هم زیر همان ستون‌ها قرار می‌گیرد.

توضیح: نمونه تقویم محتوایی که برای سایت در نظر گرفته شده.

_ نوع محتوا

پایین هر ستون، لیست محتواها را مشخص می‌کنید. مثلا الان در تقویم محتوا و در بخش مربوط به محتواهای سایت، برای ماه بعدی 10 مقاله مشخص شده که باید منتشر شوند.

_ جزئیات و توضیحات محتوا

اول از همه باید یک‌سری توضیحات خاص در مورد محتوا بدهید. مثلا اینکه کلمه کلیدی و عنوانش چه چیزی است، در کدام دسته‌بندی قرار می‌گیرد، الزاما باید از کدام صفحه لینک بگیرد، به کدام صفحه لینک بدهد، چه کسی در قبال محتوا مسئول است و… .

اما خیلی مواقع ممکن است محتوایی که قرار است منتشر شود، توضیحات بیشتری نیاز داشته باشد. مثلا اینکه حتما با این مقاله با فلان دسته استوری در اینستاگرام منتشر شده و در انتهای استوری‌ها، مخاطبان را به خواندنش دعوت کنید.

_هدف محتوا

در آینده و بعد از کسب اطلاعات بیشتر در مورد استراتژی محتوا، بیشتر در مورد اهداف محتوا یاد می‌گیرید. اما به طور خلاصه پیشنهاد می‌کنم برای هر محتوا هدف را مشخص کنید. این اهداف شامل یک یا چند تا از این موارد است:

• آگاهی از برند،
• اعتمادسازی،
• افزایش تعامل،
• افزایش مخاطبان و افزایش ترافیک سایت،
• فروش مستقیم،
• و…

_ kpi

اگر می‌خواهید کمی حرفه‌ای‌تر کار کنید، می‌توانید چند kpi هم برای هر محتوا بنویسید. به زبان ساده یعنی چند شاخصه که بعد از انتشار محتوا به کمک‌شان بتوانید موفقیت آن را بررسی کنید.

• مثلا برای استوری، تعداد بازدید و استوری شدن در پیج دیگران.
• برای پست، تعداد لایک و کامنت و اشتراک‌گذاری. (با توجه به محتوای خود پست و هدفش)
• یا مثلا تعداد کامنت برای محتوای سایت.

اینها چیزهایی هستند که با بررسی‌شان متوجه می‌شوید محتوای‌تان چقدر خوب بوده.

_ تاریخ دقیق انتشار

مهم‌ترین موضوع این است که برای هر محتوا تاریخ دقیق انتشار را مشخص کرده و آن را در صفحه بنویسید. بهتر است به ترتیب محتواها را بر اساس زمان انتشار، پشت سر هم قرار بدهید.

_ وضعیت فعلی

در آخر بهتر است در بخشی هم بنویسید که هر محتوا در حال حاضر چه وضعیتی دارد؟ منتشر شده؟ ساخته شده و منتظر انتشار است؟ در حال ساخت است؟

3_ تقسیم وظایف

خب، حالا که ابزار مورد نظر را برای ساخت تقویم محتوا انتخاب کردید و بخش‌هایش را ساختید، نوبت به تقسیم وظایف میان تیم می‌رسد. چه خودتان قرار است به تنهایی محتوا را مدیریت کنید و چه اینکه در یک تیم 10 نفره باشید، در هر حال این وظایف وجود دارد که باید برای‌شان فکر کنید:

_ مدیریت محتوا و تقویم

اول از همه مشخص کنید که چه کسی تقویم محتوا را بروز کرده و همینطور روی روند تولید محتوا در رسانه‌ها نظارت کند؟ اصولا در کسب و کارهای اینترنتی، این وظیفه مدیر محتواست.

_ تولید محتوا

با توجه به اینکه کسب و کارتان چقدر بزرگ باشد و البته اینکه در چند رسانه فعالیت کنید، ممکن است نیروهای تولید کننده محتوای‌تان بین 1 الی چندین نفر باشند. این افراد شامل تولید کنندگان محتوای تصویری، ویدیویی، صوتی، متنی و… هستند.

_ انتشار محتوا

در نهایت باید مشخص کنید که قرار است خود تولید کنندگان محتوا آنها را منتشر کنند یا اینکه محتواها در تقویم یا جای دیگری بارگذاری شده و مدیران رسانه‌های مختلف آنها را در اکانت‌های‌ کسب و کار منتشر می‌کنند.

نکته: ابزارهایی مثل ترلو به شما اجازه آپلود محتوا را هم می‌دهند اما خب می‌توانید مثلا از یک گروه تلگرام برای آپلود محتوای نهایی و رساندن آن به دست افرادی که وظیفه انتشارشان را دارند، کمک بگیرید.

کلام آخر

به عنوان کلام آخر؛ پیشنهاد می‌کنم برای کاهش احتمال خطا، برنامه تقویم محتوایی هر هفته را در همان ابتدای هفته روی یک کاغذ یا تخته سفید در اتاق محتوا قرار بدهید تا بقیه به طور دقیق وظایف‌شان را مشاهده کنند.

خب به انتهای مقاله رسیدیم. در این مقاله ابتدا فهمیدیم که تقویم محتوا چیست، با ابزارهای تقویم محتوا آشنا شده و تمامی مراحل سایت یک تقویم را یاد گرفتیم. همینطور 1 نمونه تقویم محتوا را هم بررسی کردیم.

با توجه به تازگی بحث تقویم محتوا و البته به دلیل گنگ بودنش، در آخر اگر سوالی دارید در بخش نظرات آن را مطرح کنید تا سریع به‌شکل دقیق ولی به زبان ساده جواب‌تان را بدهم.