با وجود این که پیام رسان‌هایی مثل تلگرام و واتس اپ سرعت ارتباطات بین افراد را بیشتر کرده‌اند، اما همچنان ایمیل یکی از راه‌های مهم ارتباطی است. تقریبا همه مردمی که از اینترنت استفاده می‌کنند، حداقل یک حساب ایمیل دارند. پس در نتیجه باید گفت که ایمیل هنوز هم کاربرد زیادی در فعالیت‌های اینترنتی داشته و نباید آن را دست کم گرفت.
 حتما بخوانید: |
راه‌های مختلفی برای دریافت آدرس ایمیل وجود دارد، مثلا می‌توانید از سرویس‌های ایمیلی رایگان مثل جیمیل یا یاهو استفاده کنید. یک روش دیگر این است که برای خودتان ایمیل اختصاصی داشته باشید. در ادامه می‌خواهیم راجع به این مورد توضیح دهیم که ایمیل شخصی یا سازمانی یعنی چه و چه کاربردی برای ما دارد. پس تا انتهای مقاله را با دقت مطالعه کنید.
ایمیل اختصاصی و ایمیل سازمانی یعنی چه؟
برای این که بتوانید از طریق ایمیل با دیگران در ارتباط باشید، ایمیل بفرستید و ایمیل‌ها را دریافت کنید، باید آدرس ایمیل داشته باشید. یک راه ساده و رایگان برای دریافت آدرس ایمیل این است که از سرویس‌های رایگانی مثل جیمیل استفاده کنید. با ثبت نام در این سرویس‌ها یک نشانی ایمیل مثل: name@gmail.com یا name@yahoo.com دریافت می‌کنید.
این امکان وجود دارد که هر فردی یک آدرس ایمیل اختصاصی برای خودش بسازد. مثلا شخصی که اسمش حسن حسنی است می‌تواند آدرس ایمیلی به صورت hassn@hassani.com داشته باشد. همانطور که می‌بینید این آدرس دارای Gmail، yahoo یا سایر موارد مشابه نیست. به این نوع از ایمیل‌ها، آدرس ایمیل اختصاصی می‌گویند.
حالا اگر بخش انتهایی آدرس ایمیل، نام یک شرکت یا سازمان باشد، مثلا info@portal.ir، به این نوع از ایمیل‌ها، ایمیل‌های سازمانی می‌گویند. در اصل باید بگوییم که آدرس ایمیل اختصاصی از دامنه سایت شما به جای Gmail یا Yahoo استفاده می‌کند. اگر نمی‌دانید دامنه چیست، حتما مقاله «دامنه چیست و چگونه ثبت می‌شود؟» را با دقت مطالعه کنید. احتمالا این سوال برای‌تان پیش آمده که ایمیل اختصاصی اصلا چه فایده‌ای دارد و چرا باید از آن استفاده کنیم؟ در ادامه چندتا از مهم‌ترین مزایای ایمیل شخصی و سازمانی را به شما می‌گوییم.
چرا باید ایمیل سازمانی داشته باشیم؟
اگر به کارت ویزیت، تراکت یا بنر شرکت‌های معروف نگاه کنید، می‌بینید که آدرس ایمیل‌شان به صورت اختصاصی و سازمانی درج شده است. کمتر شرکتی را پیدا می‌کنید که ایمیلش با سرویس جیمیل، یاهو و بقیه سرویس‌های رایگان باشد. دلیلش این است که:
1_ آدرس ایمیل اختصاصی و سازمانی راحت و کوتاه است
اگر بخواهم خلاصه بگویم، آدرس ایمیل اختصاصی از هر نظر بهتر و حرفه‌ای‌تر از آدرس‌هایی است که از ایمیل‌های رایگان مثل جیمیل دریافت می‌کنید. اکثر اسم‌های کوتاه و زیبای ایمیل‌های رایگان قبلا ثبت شده‌اند و برای ثبت ایمیل جدید باید آدرسی مثل mohammad_ghorbani1373@gmail.com را انتخاب کنید.
این نوع آدرس ایمیل برای کارهای تجاری اصلا مناسب نیست و جلوه خوبی ندارد. مثلا فرض کنید روی کارت ویزیت یا بنرتان چنین چیزی درج شود! حالا اگر ایمیل اختصاصی داشته باشید، آدرس آن چیزی مثل info@ghorbani.com خواهد بود. این آدرس هم کوتاه است و به راحتی در ذهن می‌ماند، هم زیباتر و رسمی‌تر نمایش داده می‌شود.
برای یک کسب و کار و شرکت هم دقیقا همین موضوع وجود دارد. ایمیل شرکت شما بهتر است به جای اینکه portal_ir@gmail.com باشد، به صورت info@portal.ir تهیه شود. به این ترتیب ساده‌تر و ماندگارتر خواهد بود.
2_ ایمیل سازمانی اعتبار بیشتری به کسب و کار شما می‌دهد
به طور کلی آدرس ایمیل اختصاصی به کاربران و مخاطبان شما این حس را منتقل می‌کند که یک مجموعه بزرگ و حرفه‌ای هستید. به همین دلیل مردم بیشتر به شما اعتماد می‌کنند و اعتبار کسب و کارتان هم بیشتر می‌شود. از طرف دیگر داشتن ایمیل اختصاصی به برندسازی و شناخته شدن کسب و کارتان هم کمک می‌کند.
فرض کنید ایمیلی در مورد یک محصول یا خدمات دریافت کرده‌اید. اگر این ایمیل از آدرس golestan_jadid_3382@gmail.com ارسال شده باشد، آیا به آن اعتماد می‌کنید؟ حالا فرض کنید همین ایمیل از آدرس sales@company.com ارسال شده باشد. در این حالت می‌دانید که ایمیل از شرکت company.com است و می‌توانیم با رفتن به سایت آن‌ها، مجوزها و نمادهایش را ببینیم. به همین راحتی یک ایمیل سازمانی باعث شد ما به کسب و کاری که قصد فروش محصول دارد، اعتماد کنیم.
3_ امنیت ایمیل اختصاصی بسیار بالاست
اگر موارد امنیتی را رعایت نکنید، این احتمال وجود دارد که ایمیل شما هک شود. با هک شدن ایمیل، تمام پست‌های الکترونیکی شما به دست افراد دیگر می‌افتد و با مشکلات زیادی مواجه می‌شوید. اگر تنظیمات را در ایمیل‌های رایگان انجام ندهید، احتمال هک شدن ایمیل شما خیلی زیاد می‌شود، اما هک کردن ایمیل اختصاصی خیلی سخت‌تر است.
ایمیل‌های اختصاصی کاملا در دست خودتان است و می‌توانید از ایمیل‌ها بکاپ داشته باشید تا در صورت بروز مشکل، آن‌ها را بازگردانی کنید. همچنین می‌توانید تنظیمات امنیتی را در هاست خودتان انجام دهید که امکان هک شدن حساب ایمیل را خیلی کمتر می‌کند. علاوه‌بر این می‌توانید برای کاربران ایمیل‌ها، محدودیت ایجاد کنید. مثلا به یک کاربر فقط دسترسی خواندن ایمیل‌ها را بدهید و این کاربر نتواند ایمیلی را حذف کند.
4_ ایمیل سازمانی ارتباط با کارمندان را راحت‌تر می‌کند
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ایمیل سازمانی این است که برای تمام کارمندان می‌توانید آدرس ایمیل اختصاصی ایجاد کنید. مثلا اگر ما یک کارمند به اسم فرزانه احمدی داشته باشیم، می‌توانیم یک ایمیل به صورت farzaneahmadi@portal.ir برای او بسازیم. به همین ترتیب برای تمام کارمندان شرکت می‌توان یک ایمیل اختصاصی ساخت.
حالا این ایمیل چه کاربردی دارد؟ مهم‌ترین فایده چنین ایمیلی این است که ارتباط با کارمندان را خیلی راحت‌تر می‌کند. علاوه‌بر این، مشتریان هم می‌توانند خیلی راحت با کارمند مربوطه ارتباط داشته باشند. مثلا اگر قرار است مشتری برای کارمند خاصی مدارکی را ایمیل کند، به آسانی می‌توان آدرس ایمیل سازمانی آن کارمند را به مشتری داد.
یک مورد دیگر از استفاده‌های ایمیل سازمانی این است که می‌توانید برای هر بخش از شرکت هم یک آدرس ایمیل ایجاد کنید. مثلا برای بخش فروش می‌توانید یک ایمیل به صورت sales@company.com درست کنید. به این ترتیب ارتباطات با بخش مربوطه راحت‌تر می‌شود و مهم‌تر از همه این که بایگانی کردن ایمیل‌های دریافت شده هم به سادگی انجام می‌شود.
مثلا اگر به دنبال ایمیلی باشید که در مورد فروش است، خیلی راحت می‌توانید از صندوق ایمیل‌های بخش فروش آن را پیدا کنید. ایمیل سازمانی هم کار شما را ساده‌تر می‌کند و هم این که اعتبار بیشتری به کسب و کارتان می‌دهد. حالا که با مزایای ایمیل شخصی و سازمانی آشنا شدیم، وقت آن رسیده است که نحوه ساخت ایمیل سازمانی را یاد بگیریم.
آموزش ساخت ایمیل سازمانی
ساخت ایمیل سازمانی تقریبا شبیه ساخت ایمیل در سرویس‌های رایگان مثل جیمیل و یاهو است. البته به یکسری چیزها نیاز دارد که باید آن‌ها را تهیه کنید. برای داشتن ایمیل اختصاصی به هاست و دامنه نیاز دارید. در مورد دامنه در پاراگراف‌های بالاتر توضیح دادیم. هاست هم یک فضای ذخیره سازی است که در ساخت سایت و همچنین برای ذخیره ایمیل‌ها به آن نیاز دارید. در مقاله «هاست و هر آنچه باید دربارۀ آن بدانید» بیشتر در مورد هاست توضیح دادیم.
برای ساخت سایت هم، به دامنه و هاست نیاز دارید. پس اگر شما وب سایت داشته باشید، خیلی راحت و بدون هیچ هزینه دیگری می‌توانید برای خودتان ایمیل سازمانی بسازید. نکته‌ای که باید در مورد ایمیل سازمانی بدانید این است که ساخت ایمیل اختصاصی رایگان نیست و باید برای گرفتن هاست و دامنه هزینه کنید.
روش‌های مختلفی برای ساخت ایمیل سازمانی وجود دارد. یکی از ساده‌ترین راه‌ها این است که یک سایت با سایت ساز سیتی سایت بسازید. به این ترتیب با یک تیر دو نشان می‌زنید. هم یک سایت اینترنتی کامل برای کسب و کارتان می‌سازید و هم این که بدون هزینه اضافی، صاحب ایمیل سازمانی خودتان می‌شوید.
برای این کار فقط کافیست همین الان در سایت سیتی سایت ثبت نام کنید. به شما 7 روز مهلت تست رایگان داده می‌شود تا با سایت کار کنید و تمام بخش‌های آن را بررسی کنید. بعد از ثبت نام در سیتی سایت، چند ویدیو آموزشی در پنل کاربری قرار داده‌ایم که با مشاهده آن‌ها کار با سایت ساز سیتی سایت و ساخت سایت را یاد می‌گیرید. علاوه‌بر این، روش ساخت ایمیل سازمانی در سیتی سایت را هم در این ویدیوها آموزش داده‌ایم.
ویژگی اصلی سیتی سایت این است که بدون دانش فنی و حتی یک خط کدنویسی می‌توانید سایت خودتان را بسازید و ایمیل سازمانی هم در کنار آن ایجاد کنید. در مقاله «آموزش ساخت سایت» به صورت کامل و تصویری روش ساخت سایت را به شما آموزش دادیم.
بعد از این که سایت خودتان را ساختید و 7 روز مهلت تست رایگان شما تمام شد، برای فعال شدن سایت‌تان باید یکی از پکیج‌های سیتی سایت را تهیه کنید. سایت ساز سیتی سایت چند پکیج مختلف با قیمت مناسب برای شما آماده کرده است که بسته به نیاز خودتان می‌توانید یکی از آن‌ها را فعال کنید. بسته‌های سیتی سایت یک پکیج کامل هستند و دامنه، هاست و سرویس سایت ساز را به شما می‌دهد.
پس با تهیه یکی از پکیج‌های سیتی سایت به چیز دیگری برای ساخت سایت و ایجاد ایمیل سازمانی، نیاز ندارید. اگر سوال یا مشکلی در طراحی سایت‌تان داشتید، می‌توانید با سیتی سایت تماس بگیرید تا تیم پشتیبانی به صورت رایگان شما را راهنمایی کنند. حالا که با نحوه ساخت ایمیل سازمانی آشنا شدید، روشی برای مدیریت بهتر ایمیل‌ها به شما آموزش می‌دهیم.
اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل
اکثر ما از طریق اعلان‌هایی که روی سیستم‌مان دریافت می‌کنیم، متوجه می‌شویم که کسی برای ما ایمیل ارسال کرده است. همینطور سرویس‌هایی مثل جیمیل، امکانات زیادی برای مدیریت ایمیل‌های دریافتی دارند. ایمیل اختصاصی چنین مزایایی ندارد و برای چک کردن ایمیل‌ها حتما باید به صورت مرتب، وارد سرویس ایمیل شوید و آن را چک کنید.
یکی راه حل ساده برای رفع این مشکل وجود دارد. شما می‌توانید ایمیل سازمانی خودتان را به سرویس‌هایی مثل جیمیل متصل کنید تا موقع دریافت ایمیل از طریق اعلان متوجه آن شوید. همینطور می‌توانید از سایر امکانات جیمیل مثل دسته بندی ایمیل‌ها و غیره به راحتی استفاده کنید.
اگر ایمیل سازمانی خودتان را با سیتی سایت ساخته باشید، این امکان وجود دارد که آن را به جیمیل متصل کنید. در مقاله «آموزش اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل» به طور کامل آموزش دادیم که چطور ایمیل سازمانی یا اختصاصی خودتان را به جیمیل وصل کنید.
ایمیل اختصاصی، شما را حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد
فکر نمی‌کنم شرکت یا کسب و کاری را پیدا کنید که در تبلیغاتش آدرس ایمیلی را قرار دهد که با جیمیل یا سایر سرویس‌های رایگان باشد. ایمیل اختصاصی به کسب و کار شما شخصیت و اعتبار می‌دهد و برند شما را بیشتر به نمایش می‌گذارد. نتیجه این است که اگر ایمیل سازمانی داشته باشید، فروش‌تان بیشتر می‌شود. پس بهتر است هر چه زودتر یک ایمیل سازمانی برای کسب و کارتان ایجاد کنید.
سیتی سایت به شما یک پکیج کامل می‌دهد که با آن می‌توانید یک سایت اینترنتی بسازید و در کنارش ایمیل سازمانی هم برای کسب و کارتان داشته باشید. فقط کافیست در سیتی سایت ثبت نام کنید و در کمتر از 1 روز وب سایت خودتان را با آن بسازید. اگر سوالی در مورد طراحی سایت دارید، با شماره 02163404 داخلی 2 تماس بگیرید. در صورتی که سوال یا ابهامی در مورد ایمیل اختصاصی دارید، در قسمت کامنت‌ها برای ما بفرستید تا به شما جواب بدهیم.
